La pandemia ha condizionato il modo di lavorare nella Rete PES. Durante la preparazione del terzo ciclo di Benchlearning, i lockdown ci hanno spinto a sospendere le nostre valutazioni, ma solo per un breve periodo...
Caro lettore. Il nostro bollettino mensile del mercato del lavoro mira a fornire informazioni sul mercato del lavoro basate sull'analisi dei dati rilevanti di EUROSTAT. A causa di un cambiamento nell'indagine sulla forza lavoro, i tassi di disoccupazione per gli anni dal 2009 al 2020 saranno rivisti e saranno disponibili nel database EUROSTAT nella primavera del 2022. Poiché ciò richiede di attendere il rilascio dei dati, ciò non significa che non pubblicheremo un nuovo bollettino del mercato del lavoro. Pertanto, vorremmo darvi un aggiornamento sulle attività in corso di Benchlearning in tempi di crisi COVID-19.
Dal momento che la rete PES è stata formalmente implementata nel 2014, i suoi membri PES sono impegnati in un esercizio di valutazione continua - Benchlearning. Benchlearning combina valutazioni qualitative e quantitative con esercizi di apprendimento reciproco volti a migliorare la capacità istituzionale attraverso la trasparenza, la consapevolezza e la volontà di imparare gli uni dagli altri. Dal 2014 la rete ha condotto due cicli completi di valutazioni degli SPI e ha affrontato le aree di miglioramento attraverso ambiziosi programmi di lavoro annuali. Questi sforzi del SPI sono stati ampiamente riconosciuti quando i colegislatori europei hanno esteso la rete SPI per un altro periodo di 7 anni. La ragione principale di questa estensione è stata una valutazione presentata dalla Commissione Europea, che ha giudicato l'implementazione del Benchlearning un successo e un esempio di buona pratica per la cooperazione istituzionale.
Incoraggiati dall'estensione della Rete, i membri hanno avviato la pianificazione del terzo ciclo di valutazioni. Dal 2014 le valutazioni si svolgevano come visite in loco. Un gruppo formato di valutatori peer PES visita un PES per valutare congiuntamente la capacità dei PES e le prestazioni dei PES nelle principali aree operative come la gestione strategica delle prestazioni, la progettazione di processi operativi, l'attivazione e la gestione sostenibili delle transizioni, le relazioni con i datori di lavoro, la progettazione e l'attuazione basate su prove di Servizi PES, gestione delle partnership e degli stakeholder, allocazione delle risorse dei PES e change management. Nel quadro di valutazione degli SPI, a ciascuna di queste aree è dedicata una sezione separata. A sua volta, ogni sezione comprende i cosiddetti PES performance enablers, ovvero modalità, strutture e soluzioni organizzative, che i PES possono variare nel breve o medio termine.
Quando il terzo ciclo di visite è iniziato all'inizio del 2020, le notizie hanno appena segnalato un cluster di un virus appena identificato dall'altra parte del mondo. Il primo shock della pandemia è stato seguito dalle misure di emergenza adottate dal PSE, mettendo a dura prova la resilienza istituzionale. Mentre la prima visita del terzo ciclo potrebbe ancora svolgersi come incontro fisico, gli eventi globali hanno costretto il Network a sospendere il Benchlearning.
Dal punto di vista di una rete, bisognava prendere due decisioni immediate. Il Benchlearning continuerà in una prospettiva così incerta e, in caso affermativo, come si svolgeranno le valutazioni? Una decisione su entrambe queste domande è stata presa rapidamente. La Rete ha deciso di proseguire le valutazioni, comunque in formato online. Inoltre, la rete ha deciso di rispecchiare l'impatto della crisi all'interno delle valutazioni Benchlearning ed esplorare le prestazioni dei SPI nella gestione delle crisi in modo da ottenere prove che le strategie SPI includano soluzioni organizzative per rafforzare la resilienza delle organizzazioni. Una nuova sezione "gestione delle crisi" aggiunta al modello Benchlearning mirata a supportare una visione comune su come:
- I SPI rafforzano la loro capacità di anticipare e rispondere a situazioni di crisi, ovvero sviluppare una competenza organizzativa per identificare i rischi, valutarli e creare strutture e meccanismi adeguati per una corretta reazione
- I PES reagiscono in modo specifico agli eventi imprevisti e
- I PES consentono al proprio personale di agire adeguatamente in situazioni di crisi.
Inoltre, al fine di comprendere come e in che misura il COVID-19 abbia avuto un impatto sulle prestazioni dei SPI in tutte le aree delle operazioni SPI, è stata aggiunta una domanda specifica nella valutazione per ciascun fattore abilitante in tutte le sezioni. La capacità di anticipare, prepararsi e affrontare sistematicamente situazioni di crisi gravi attinge a diverse risorse e prerequisiti che sono coperti da altre sezioni del modello di valutazione del Benchlearning.
La nuova sezione si concentra in particolare su 3 elementi.
- il potenziale di un SPI per identificare, valutare e rispondere a potenziali crisi,
- la sua reazione in una situazione di crisi concreta e
- le competenze e la cultura necessarie.
Dotato di questa metodologia di Benchlearning arricchita, la rete PES ha avviato il 3rd ciclo. Due valutazioni pilota del SPI virtuale e la visione a 360 gradi raccolta da tutte le parti coinvolte – il personale del SPI ospitante, i valutatori rappresentati dagli SPI pari, il personale della DG EMP e il consulente di supporto hanno dimostrato che il formato virtuale funziona bene. Inoltre, la rete SPI ha riconosciuto alcuni evidenti vantaggi del formato virtuale: un'opportunità di coinvolgere più rappresentanti SPI pari in ogni visita virtuale, consentendo a più SPI di apprendere dall'esperienza dei loro pari, e di visitare virtualmente quegli uffici SPI locali che si trovano lontano da l'ufficio principale del PES che sarebbe impossibile in caso di visita in loco.
Inevitabilmente a causa della novità e delle sfide tecniche connesse all'attuazione pratica delle valutazioni pilota virtuali, il processo di preparazione richiede una notevole quantità di comunicazione aggiuntiva e preparazione tecnica. Allo stesso tempo, la maggior parte degli esperti coinvolti conferma che la preparazione dei gruppi di valutazione attraverso ulteriori riunioni virtuali preparatorie prima della visita virtuale si è rivelata vincente.
Quali sono i primi risultati del Benchlearning di PES che operano in una pandemia globale?
Ogni visita di Benchlearning, indipendentemente dal fatto che sia condotta fisicamente o online, produce raccomandazioni per il SPI valutato. Queste raccomandazioni rappresentano i principali risultati dei valutatori e servono come base per il SPI valutato per affrontare le aree di miglioramento. Finora sono state effettuate 7 valutazioni entro il 3rd ciclo di Benchlearning, un buon momento quindi per stilare un bilancio provvisorio.
Oltre ai molti aspetti negativi di una crisi, uno degli aspetti positivi è che una crisi visualizza senza mezzi termini le lacune e le carenze di un'organizzazione. Tuttavia, questo a sua volta offre molte opportunità per affrontare efficacemente tali carenze. Guardando le raccomandazioni disponibili dalle prime valutazioni del 3rd Benchlearning, diventa evidente che i SPI valutati condividono sfide simili e che la crisi ha rivelato debolezze istituzionali simili. Questi i principali risultati:
Mancanza di una strategia globale di gestione delle crisi
Uno dei principali risultati della valutazione è stata la mancanza di un sistema completo di gestione delle crisi. Molti SPI hanno in atto alcuni elementi di gestione del rischio. La maggior parte di questi si concentra su rischi finanziari, frodi o aspetti della protezione dei dati e della sicurezza informatica. Tuttavia, come descritto nella sezione "Gestione delle crisi" del Benchlearning, l'accento dovrebbe essere posto sullo sviluppo di un'organizzazione resiliente elaborando e attuando una strategia globale e coerente, stabilendo strutture efficaci per prevenire potenziali danni per l'organizzazione in diversi campi e sviluppando scenari alternativi per un dato potenziale rischio e situazione di crisi. Si potrebbe sostenere che la mancanza di un sistema di gestione delle crisi compressive è comprensibile in quanto non c'è mai stata una crisi paragonabile come la pandemia di COVID-19 prima. Tuttavia, la preparazione agli imprevisti non caratterizza un'organizzazione intelligente? La pandemia ha ora rivelato che i sistemi completi di gestione delle crisi sono essenziali per le organizzazioni per rispondere rapidamente alle sfide imminenti. Ciò è particolarmente vero nel nostro mercato del lavoro in rapida evoluzione.
Uso intelligente dei fattori abilitanti chiave delle prestazioni
Dirigere e gestire un'organizzazione basata su fattori chiave di prestazione (KPI) è diventata una routine per i PES nel recente passato. Tuttavia, il Benchlearning continua a rivelare le carenze dei sistemi di gestione delle prestazioni dei PES in essere. Le sfide comuni sono la quantità di indicatori in atto, gli obiettivi degli indicatori in quanto tali e se gli stessi SPI sono in grado di influenzare l'esito di un indicatore.
Molti SPI continuano a utilizzare troppi indicatori, la maggior parte dei quali non sono orientati al risultato/risultato ma piuttosto indicatori di input. Si suggerisce una manciata di indicatori orientati ai risultati che possono essere estesi con indicatori opzionali. Inutile dire che questi KPI dovrebbero essere allineati con la strategia complessiva dell'organizzazione, che richiede una riflessione e un adattamento continui. Alcuni SPI utilizzano indicatori per i quali i SPI non hanno un'influenza diretta e sostanziale. Pertanto, anche se le informazioni raccolte attraverso tali indicatori sono preziose, tali indicatori sono meno utili per guidare un'organizzazione.
La sfida digitale
La pandemia ha accelerato la digitalizzazione dei PES, tuttavia non tutti i PES hanno gestito ugualmente bene la trasformazione digitale. Nel complesso, quei SPI che erano già avanzati nella digitalizzazione dei propri servizi sono stati in grado di adattarsi meglio all'ambiente di crisi. Più servizi erano già disponibili in modo digitale, migliore era un PES in grado di mantenere l'erogazione del servizio durante la pandemia. La digitalizzazione degli SPI non si riferisce solo ai servizi ai clienti, ma anche alla creazione di una capacità digitale sufficiente per il personale degli SPI. L'IT non deve essere percepito come un peso dal personale, pertanto la formazione continua deve andare di pari passo con gli investimenti IT.
Costruzione di partnership: un potenziale non sfruttato
La maggior parte degli SPI ha stabilito partnership di lunga durata con vari attori del mercato del lavoro. Alcune potenzialità sembrano però non sfruttate a sufficienza. Ci sono molti, ma non molti, esempi in cui i partner sono attivamente coinvolti nella creazione di servizi. La mancanza di strategie globali di partenariato riflette un esame insufficiente delle potenzialità dei partenariati.
Migliorare la gestione della qualità
Molti SPI hanno costruito con successo un sistema di gestione della qualità funzionante negli ultimi anni. Tuttavia, c'è ancora un alto potenziale di miglioramento. Per un sistema di gestione della qualità completo è essenziale collegare la gestione della qualità a tutti gli altri processi di gestione e renderla parte della cultura istituzionale. Ciò include rendere la gestione della qualità parte integrante di tutti i servizi, processi e PAML e garantire che tutto il personale sia consapevole che qualità significa più che semplicemente valutare la conformità.
Questi sono in sintesi i primi riscontri del 3rd Ciclo di apprendimento comparativo. È molto probabile che le visite in loco continueranno come valutazioni online per i prossimi mesi. Entro la fine del 2022 tutti i PES membri saranno valutati e riceveranno raccomandazioni. Non vediamo l'ora di aggiornarvi su ulteriori risultati.
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