Pandemin har påverkat arbetssättet i PES -nätverket. När vi förberedde den tredje cykeln av Benchlearning uppmanade lockdowns oss att lägga våra bedömningar på vänt, men bara för en kort stund ...
Kära läsare. Vår månatliga arbetsmarknadsbulletin syftar till att tillhandahålla arbetsmarknadsinformation baserad på analyser av EUROSTAT -relevanta data. På grund av en förändring av arbetskraftsundersökningen kommer arbetslösheten för åren 2009 till 2020 att revideras och bli tillgänglig i EUROSTAT -databasen våren 2022. Eftersom detta kräver att vi väntar på att uppgifterna släpps betyder det inte att vi kommer inte att ge ut en ny arbetsmarknadsbulletin. Därför vill vi ge dig en uppdatering om den pågående verksamheten inom Benchlearning i tider av COVID-19-krisen.
Sedan PES -nätverket formellt implementerades 2014 har dess PES -medlem åtagit sig en kontinuerlig utvärderingsövning - Benchlearning. Benchlearning kombinerar kvalitativa och kvantitativa bedömningar med ömsesidiga inlärningsövningar som syftar till att förbättra institutionell kapacitet genom öppenhet, medvetenhet och vilja att lära av varandra. Sedan 2014 har nätverket genomfört två hela cykler med PES -utvärderingar och har tagit upp förbättringsområden genom ambitiösa årliga arbetsprogram. Dessa ansträngningar från PES var erkända i stort när de europeiska medlagstiftarna förlängde PES-nätverket med ytterligare sju år. Huvudorsaken till denna utvidgning var en utvärdering som presenterades av EU -kommissionen, som bedömde genomförandet av Benchlearning framgångsrikt och ett exempel på bästa praxis för institutionellt samarbete.
Uppmuntrade av utvidgningen av nätverket började medlemmarna planeringen för den tredje utvärderingscykeln. Sedan 2014 har bedömningarna tidigare genomförts som webbplatsbesök. En utbildad grupp av peer-bedömare för peer besöker en PES för att gemensamt bedöma PES-kapacitet och PES-prestanda från stora operativa områden som strategisk prestationshantering, design av operativa processer, hållbar aktivering och hantering av övergångar, relationer med arbetsgivare, evidensbaserad design och implementering av PES -tjänster, förvaltning av partnerskap och intressenter, fördelning av PES -resurser och förändringshantering. I PES -utvärderingsramen är ett separat avsnitt tillägnat vart och ett av dessa områden. I sin tur innehåller varje avsnitt så kallade PES -prestanda möjliggörande, dvs organisatoriska metoder, strukturer och lösningar, som PES kan variera på kort eller medellång sikt.
När den tredje besökscykeln startade i början av 2020 har nyheterna just rapporterat ett kluster av ett nyidentifierat virus på andra sidan världen. Den första chocken från pandemin följdes av nödåtgärder som vidtagits av PES, vilket utmanade den institutionella motståndskraften kraftigt. Även om det första besöket i den tredje cykeln fortfarande kunde äga rum som ett fysiskt möte, tvingade de globala händelserna nätverket att stoppa Benchlearning.
Ur nätverkets synpunkt måste två omedelbara beslut fattas. Ska Benchlearning fortsätta med ett så osäkert perspektiv och i så fall hur ska bedömningar ske? Ett beslut om båda dessa frågor togs snabbt. Nätverket beslutade att fortsätta bedömningarna, dock i ett online -format. Ovanpå beslutade nätverket att spegla krisens inverkan inom Benchlearning -bedömningarna och utforska PES -prestanda i krishantering så att man får bevis på att PES -strategier inkluderar organisatoriska lösningar för att stärka organisationernas motståndskraft. Ett nytt avsnitt för krishantering har lagts till i Benchlearning -modellen för att stödja en gemensam uppfattning om hur:
- PES stärker deras förmåga att förutse och reagera på krissituationer, dvs utveckla en organisatorisk kompetens för att identifiera risker, bedöma dem och skapa lämpliga strukturer och mekanismer för en korrekt reaktion
- PES reagerar specifikt på oförutsedda händelser, och
- PES gör det möjligt för personalen att agera lämpligt i krissituationer.
För att förstå hur och i vilken utsträckning COVID-19 hade inverkan på PES-prestanda inom alla områden i PES-verksamheten, lades en specifik fråga till i bedömningen för varje möjliggörare i alla sektioner. Möjligheten att systematiskt förutse, förbereda sig för och hantera svåra krissituationer drar sig från flera resurser och förutsättningar som omfattas av andra delar av Benchlearnings utvärderingsmodell.
Det nya avsnittet fokuserar särskilt på tre element.
- en PES: s potential att identifiera, bedöma och reagera på potentiella kriser,
- dess reaktion i en konkret krissituation och
- nödvändig kompetens och kultur som behövs.
Utrustad med denna berikade Benchlearning -metodik startade PES -nätverket 3rd cykel. Två pilot virtuella PES-bedömningar och 360-gradersvy samlad från alla inblandade sidor-värd PES personal, bedömare representerade peer PES, GD EMP personal och stödjande konsult visade att virtuellt format fungerar bra. Dessutom erkände PES -nätverket vissa uppenbara fördelar med det virtuella formatet: en möjlighet att involvera fler PES -representanter i varje virtuellt besök så att fler PES kan lära av erfarenheten av sin kamrat, och att praktiskt besöka de lokala PES -kontor som ligger långt ifrån huvud PES -kontoret som skulle vara omöjligt vid besök på plats.
Oundvikligen på grund av nyheten och de tekniska utmaningarna i samband med det praktiska genomförandet av de virtuella pilotbedömningarna kräver förberedelseprocessen en betydande mängd ytterligare kommunikation och teknisk förberedelse. Samtidigt bekräftar majoriteten av de inblandade experterna att förberedelser av utvärderingsgrupperna genom ytterligare förberedande virtuella möten före det virtuella besöket visade sig löna sig.
Vilka är de första Benchlearning -resultaten från PES som verkar i en global pandemi?
Varje Benchlearning -besök, oavsett om det genomförs fysiskt eller online, ger rekommendationer för den utvärderade PES. Dessa rekommendationer representerar de viktigaste resultaten från bedömarna och fungerar som grund för den utvärderade allmänna arbetsförmedlingen för att ta itu med förbättringsområden. Hittills har 7 bedömningar skett inom 3rd cykel av Benchlearning, en bra tidpunkt därför att upprätta en mellanliggande balans.
Förutom de många nackdelarna med en kris är en av de positiva aspekterna att en kris tydligt visualiserar luckor och brister i en organisation. Detta ger i sin tur många möjligheter att effektivt åtgärda sådana brister. Tittar på tillgängliga rekommendationer från de första bedömningarna av 3rd Benchlearning -cykeln blir det uppenbart att PES -bedömningen delar liknande utmaningar och att krisen har avslöjat liknande institutionella svagheter. Dessa är de viktigaste resultaten:
Brist på en heltäckande krishanteringsstrategi
Ett av de viktigaste resultaten av utvärderingen var avsaknaden av ett heltäckande krishanteringssystem. Många PES har vissa delar av riskhantering på plats. De flesta av dessa fokuserar på finansiella risker, bedrägerier eller aspekter av dataskydd och cybersäkerhet. Som beskrivs i avsnittet Benchlearning 'krishantering' bör fokus dock ligga på att utveckla en motståndskraftig organisation genom att utarbeta och genomföra en heltäckande och sammanhängande strategi, upprätta effektiva strukturer för att förebygga eventuella skador för organisationen på olika områden och genom att utveckla alternativa scenarier för en given potentiell risk- och krissituation. Det kan hävdas att avsaknaden av ett komprimerat krishanteringssystem är förståeligt eftersom det aldrig har varit en jämförbar kris som COVID-19-pandemin tidigare. Men präglar inte beredskap inför oväntade händelser en smart organisation? Pandemin har nu avslöjat att omfattande krishanteringssystem är avgörande för att organisationer snabbt ska kunna bemöta kommande utmaningar. Detta gäller särskilt i vår snabbt föränderliga arbetsmarknadsmiljö.
Smart användning av viktiga prestanda möjliggörare
Att styra och hantera en organisation baserat på nyckelprestanda möjliggörare (KPI) har blivit rutin för PES under det senaste förflutna. Benchlearning fortsätter dock att avslöja brister i PES -prestationshanteringssystem på plats. Vanliga utmaningar är mängden indikatorer som finns, indikatorernas mål som sådana och om PES själva kan påverka resultatet av en indikator.
Många PES fortsätter att använda för många indikatorer, varav de flesta inte är resultat-/resultatorienterade utan snarare input -indikatorer. En handfull resultatinriktade indikatorer föreslås som kan utökas med valfria indikatorer. Det behöver inte sägas att dessa KPI: er bör anpassas till organisationens övergripande strategi, vilket kräver kontinuerlig reflektion och anpassning. Vissa PES använder indikatorer för vilka PES inte har något direkt och väsentligt inflytande. Således, även om den information som samlas in genom sådana indikatorer är värdefull, är sådana indikatorer mindre användbara för att styra en organisation.
Den digitala utmaningen
Pandemin har påskyndat digitaliseringen av PES, men inte alla PES har klarat den digitala omvandlingen lika bra. Sammantaget kunde de allmänna arbetsförmedlingar som redan var avancerade med att digitalisera sina tjänster bättre anpassa sig till krismiljön. Ju fler tjänster som redan var tillgängliga på ett digitalt sätt desto bättre var en PES som kunde upprätthålla tjänsteleverans under pandemin. Digitalisering av PES avser inte bara tjänster till kunder utan också att bygga upp tillräcklig digital kapacitet för PES -personal. IT får inte uppfattas som en börda av personalen, därför behöver kontinuerlig utbildning gå hand i hand med IT -investeringar.
Partnerskapsbyggande - en outnyttjad potential
De flesta arbetsförmedlingar har långvariga partnerskap med olika arbetsmarknadens intressenter etablerade. Vissa möjligheter verkar dock inte utnyttjas tillräckligt. Det finns flera, men inte många, exempel där partners aktivt involveras i skapandet av tjänster. Bristen på övergripande partnerskapsstrategier återspeglar en otillräcklig granskning av partnerskapets potential.
Förbättra kvalitetshantering
Många PES har framgångsrikt byggt upp fungerande kvalitetsledningssystem under de senaste åren. Det finns dock fortfarande en stor förbättringspotential. För ett omfattande kvalitetsledningssystem är det viktigt att koppla kvalitetsledning till alla andra ledningsprocesser och göra den till en del av den institutionella kulturen. Detta inkluderar att göra kvalitetsledning till en integrerad del av alla tjänster, processer och ALMP och se till att all personal är medveten om att kvalitet betyder mer än att bara bedöma efterlevnad.
Dessa är i korthet de första fynden av 3rd Benchlearning -cykel. Det är mycket troligt att webbplatsbesöken kommer att fortsätta som onlinebedömningar under de kommande månaderna. Vid slutet av 2022 kommer alla PES -medlemmar att utvärderas och kommer att få rekommendationer. Vi ser fram emot att uppdatera dig om ytterligare resultat.
Kommentera uppropet