A pandemia afetou a forma de trabalhar da Rede PES. Durante a preparação do terceiro ciclo de Benchlearning, os bloqueios nos incentivaram a colocar nossas avaliações em espera, mas apenas por um curto período ...
Caro leitor. O nosso boletim mensal sobre o mercado de trabalho visa fornecer informações sobre o mercado de trabalho com base em análises de dados relevantes do EUROSTAT. Devido a uma mudança no inquérito à força de trabalho, as taxas de desemprego para os anos de 2009 a 2020 serão revistas e estarão disponíveis na base de dados do EUROSTAT na primavera de 2022. Uma vez que isto exige que esperemos pela divulgação dos dados, não significa que não vamos lançar um novo boletim do mercado de trabalho. Portanto, gostaríamos de lhe dar uma atualização sobre as atividades em andamento do Benchlearning em tempos de crise do COVID-19.
Uma vez que a Rede PES foi formalmente implementada em 2014, os seus membros PES estão empenhados num exercício de avaliação contínua - Benchlearning. O Benchlearning combina avaliações qualitativas e quantitativas com exercícios de aprendizagem mútua com o objetivo de melhorar a capacidade institucional através da transparência, consciência e vontade de aprender uns com os outros. Desde 2014, a Rede conduziu dois ciclos completos de avaliações de PES e abordou áreas de melhoria por meio de ambiciosos programas de trabalho anuais. Estes esforços do SPE foram amplamente reconhecidos quando os colegisladores europeus prorrogaram a rede PES por mais 7 anos. A principal razão para esta extensão foi uma avaliação apresentada pela Comissão Europeia, que considerou a implementação do Benchlearning um sucesso e um exemplo de boas práticas para a cooperação institucional.
Incentivados pela extensão da Rede, os integrantes iniciaram o planejamento do terceiro ciclo de avaliações. Desde 2014, as avaliações aconteciam na forma de visitas in loco. Um grupo treinado de avaliadores de PES de pares visita um PES para avaliar em conjunto a capacidade de PES e o desempenho de PES pelas principais áreas operacionais, como gestão de desempenho estratégico, design de processos operacionais, ativação sustentável e gestão de transições, relações com empregadores, design baseado em evidências e implementação de Serviços de PES, gestão de parcerias e partes interessadas, alocação de recursos de PES e gestão de mudanças. Na estrutura de avaliação de PES, uma seção separada é dedicada a cada uma dessas áreas. Por sua vez, cada seção inclui os chamados facilitadores de desempenho de PSA, ou seja, modalidades, estruturas e soluções organizacionais, cujos PSA podem variar no curto ou médio prazo.
Quando o terceiro ciclo de visitas começou no início de 2020, as notícias acabavam de reportar um cluster de um vírus recém-identificado do outro lado do mundo. O primeiro choque da pandemia foi seguido por medidas de emergência tomadas pelo PES, desafiando fortemente a resiliência institucional. Embora a primeira visita do terceiro ciclo ainda pudesse ser realizada como uma reunião física, os eventos globais forçaram a Rede a suspender o Benchlearning.
Do ponto de vista de uma rede, duas decisões imediatas precisam ser tomadas. O Benchlearning deve continuar dada uma perspectiva tão incerta e, em caso afirmativo, como as avaliações devem ocorrer? Uma decisão para ambas as questões foi tomada rapidamente. A Rede decidiu dar continuidade às avaliações, porém em formato online. Além disso, a Rede decidiu espelhar o impacto da crise nas avaliações de Benchlearning e explorar o desempenho do PES na gestão de crises para obter evidências de que as estratégias de PES incluem soluções organizacionais para o fortalecimento da resiliência das organizações. Uma nova seção de 'gerenciamento de crise' adicionada ao modelo de Benchlearning com o objetivo de apoiar uma visão comum sobre como:
- PSA fortalece sua capacidade de antecipar e responder a situações de crise, ou seja, desenvolver uma competência organizacional para identificar riscos, avaliá-los e criar estruturas e mecanismos adequados para uma reação adequada
- PES reage especificamente a eventos imprevistos, e
- O PSA permite que o seu pessoal atue de forma adequada em situações de crise.
Além disso, para entender como e em que medida o COVID-19 teve um impacto no desempenho do PES em todas as áreas das operações de PES, uma pergunta específica foi adicionada à avaliação para cada facilitador em todas as seções. A capacidade de antecipar, preparar e lidar sistematicamente com situações graves de crise se baseia em vários recursos e pré-requisitos que são cobertos por outras seções do modelo de avaliação de Benchlearning.
A nova seção concentra-se particularmente em 3 elementos.
- o potencial de um PES para identificar, avaliar e responder a crises potenciais,
- sua reação em uma situação de crise concreta e
- as competências e a cultura necessárias.
Equipado com esta metodologia de Benchlearning enriquecida, a Rede PES iniciou o 3rd ciclo. Duas avaliações piloto virtuais de PES e a visão de 360 graus coletada de todos os lados envolvidos - o pessoal do PES anfitrião, os avaliadores representados pelos pares do PES, o pessoal da DG EMP e o consultor de apoio mostraram que o formato virtual funciona bem. Além disso, a Rede PES reconheceu certas vantagens óbvias do formato virtual: uma oportunidade de envolver mais representantes de PES de pares em cada visita virtual, permitindo que mais PES aprendam com a experiência de seus pares e visitem virtualmente os escritórios locais de PES localizados longe de a sede do PSA que seria impossível no caso de uma visita in loco.
Inevitavelmente, devido à novidade e aos desafios técnicos ligados à implementação prática das avaliações do piloto virtual, o processo de preparação requer uma quantidade substancial de comunicação adicional e preparação técnica. Ao mesmo tempo, a maioria dos especialistas envolvidos confirma que a preparação das equipes de avaliação por meio de reuniões virtuais preparatórias adicionais antes da visita virtual foi recompensada.
Quais são as primeiras descobertas do Benchlearning do PES operando em uma pandemia global?
Cada visita de Benchlearning, independentemente de ser realizada fisicamente ou online, produz recomendações para o PES avaliado. Essas recomendações representam as principais conclusões dos avaliadores e servem como base para o PES avaliado para abordar áreas de melhoria. Até agora, 7 avaliações ocorreram dentro dos 3rd ciclo de Benchlearning, um bom momento, portanto, para traçar um equilíbrio provisório.
Além das muitas desvantagens de uma crise, um dos aspectos positivos é que uma crise visualiza de forma contundente as lacunas e deficiências de uma organização. No entanto, isso, por sua vez, oferece muitas oportunidades para abordar com eficácia essas deficiências. Olhando para as recomendações disponíveis das primeiras avaliações dos 3rd No ciclo de avaliação comparativa, torna-se evidente que os PES avaliados compartilham desafios semelhantes e que a crise revelou fraquezas institucionais semelhantes. Estas são as principais conclusões:
Falta de uma estratégia abrangente de gestão de crises
Um dos principais resultados da avaliação foi a falta de um sistema abrangente de gestão de crises. Muitos PSA têm certos elementos de gestão de risco implementados. A maioria deles se concentra em riscos financeiros, fraude ou aspectos de proteção de dados e segurança cibernética. No entanto, conforme descrito na seção Benchlearning 'gestão de crise', o foco deve ser no desenvolvimento de uma organização resiliente, elaborando e implementando uma estratégia abrangente e coerente, estabelecendo estruturas eficazes para prevenir danos potenciais para a organização em diferentes campos e desenvolvendo cenários alternativos para um determinado risco potencial e situação de crise. Pode-se argumentar que a falta de um sistema de gerenciamento de crise compressivo é compreensível, pois nunca houve uma crise comparável como a pandemia COVID-19 antes. No entanto, a preparação para eventos inesperados não caracteriza uma organização inteligente? A pandemia revelou agora que sistemas abrangentes de gerenciamento de crises são essenciais para que as organizações respondam rapidamente aos desafios futuros. Isso é especialmente verdadeiro em nosso ambiente de mercado de trabalho em rápida mudança.
Uso inteligente dos principais facilitadores de desempenho
Dirigir e gerenciar uma organização com base nos principais facilitadores de desempenho (KPIs) tornou-se rotina para PES no passado recente. No entanto, o Benchlearning continua a revelar deficiências dos sistemas de gestão de desempenho de PES em vigor. Os desafios comuns são a quantidade de indicadores em vigor, os objetivos dos indicadores como tais e se os próprios PES são capazes de influenciar o resultado de um indicador.
Muitos PES continuam a usar muitos indicadores, a maioria dos quais não são orientados para resultados / resultados, mas sim indicadores de insumos. Sugere-se um punhado de indicadores orientados para os resultados que podem ser estendidos com indicadores opcionais. Nem é preciso dizer que esses KPIs devem estar alinhados com a estratégia geral da organização, o que requer reflexão e adaptação contínuas. Alguns PES estão usando indicadores para os quais o PES não tem influência direta e substancial. Portanto, mesmo que as informações coletadas por meio de tais indicadores sejam valiosas, esses indicadores são menos úteis para orientar uma organização.
O desafio digital
A pandemia acelerou a digitalização do PES, mas nem todos os PES geriram a transformação digital da mesma forma. No geral, aqueles PSA que já estavam avançados na digitalização de seus serviços foram capazes de se adaptar melhor ao ambiente de crise. Quanto mais serviços já estivessem disponíveis de forma digital, melhor seria um PES capaz de manter a prestação de serviços durante a pandemia. Digitalizar PES não se refere apenas a serviços para clientes, mas também à construção de capacidade digital suficiente para o pessoal de PES. A TI não deve ser percebida como um fardo pela equipe, portanto, o treinamento contínuo precisa acompanhar o investimento em TI.
Construção de parcerias - um potencial inexplorado
A maioria dos PSA tem parcerias duradouras com várias partes interessadas do mercado de trabalho estabelecidas. Certos potenciais, entretanto, não parecem suficientemente explorados. Existem vários, mas não muitos, exemplos em que os parceiros estão ativamente envolvidos na criação de serviços. A falta de estratégias de parceria abrangentes reflete um exame insuficiente do potencial das parcerias.
Melhorar a gestão da qualidade
Muitos PES construíram com sucesso um sistema de gestão da qualidade funcional nos últimos anos. No entanto, ainda existe um grande potencial de melhoria. Para um sistema de gestão da qualidade abrangente, é essencial vincular a gestão da qualidade a todos os demais processos de gestão e integrá-la à cultura institucional. Isso inclui fazer da gestão da qualidade uma parte integrante de todos os serviços, processos e PAMTs e garantir que todos os funcionários estejam cientes de que qualidade significa mais do que simplesmente avaliar a conformidade.
Estas são, em suma, as primeiras descobertas dos 3rd Ciclo de Benchlearning. É muito provável que as visitas ao local continuem como avaliações online nos próximos meses. Até o final de 2022, todos os membros do PES serão avaliados e receberão recomendações. Estamos ansiosos para atualizá-lo sobre outras descobertas.
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