Pandemien har påvirket måten å jobbe på i PES -nettverket. Mens vi forberedte den tredje syklusen av Benchlearning, oppfordret lockdowns oss til å sette vurderingene på vent, men bare for en kort stund ...
Kjære leser. Vår månedlige arbeidsmarkedsbulletin tar sikte på å gi arbeidsmarkedsinformasjon basert på analyser av EUROSTAT -relevante data. På grunn av en endring i arbeidsstyrkeundersøkelsen vil arbeidsledigheten for årene 2009 til 2020 bli revidert og bli tilgjengelig i EUROSTAT -databasen våren 2022. Siden dette krever at vi venter på utgivelsen av dataene, betyr det ikke at vi kommer ikke til å gi ut en ny arbeidsmarkedsbulletin. Derfor vil vi gjerne gi deg en oppdatering om de pågående aktivitetene til Benchlearning i tider med COVID-19-krisen.
Siden PES -nettverket ble formelt implementert i 2014, har medlemmets PES forpliktet seg til en kontinuerlig vurdering - Benchlearning. Benchlearning kombinerer kvalitative og kvantitative vurderinger med gjensidige læringsøvelser som tar sikte på å forbedre institusjonell kapasitet gjennom åpenhet, bevissthet og vilje til å lære av hverandre. Siden 2014 har nettverket gjennomført to hele sykluser med PES -vurderinger og har tatt opp forbedringsområder gjennom ambisiøse årlige arbeidsprogrammer. Denne innsatsen til PES ble i stor grad anerkjent da de europeiske medlovgiverne forlenget PES-nettverket i ytterligere 7 års periode. Hovedårsaken til denne utvidelsen var en evaluering presentert av EU -kommisjonen, som vurderte implementeringen av Benchlearning vellykket og et godt eksempel på institusjonelt samarbeid.
Oppmuntret av utvidelsen av nettverket startet medlemmene planleggingen for den tredje syklusen av vurderinger. Siden 2014 har vurderingene tidligere funnet sted som besøk på stedet. En utdannet gruppe med liknende PES-assessorer besøker en PES for å i fellesskap vurdere PES-kapasitet og PES-ytelse fra store operasjonelle områder som strategisk ytelsesstyring, design av operasjonelle prosesser, bærekraftig aktivering og styring av overganger, forhold til arbeidsgivere, bevisbasert design og implementering av PES -tjenester, ledelse av partnerskap og interessenter, tildeling av PES -ressurser og endringsledelse. I PES -vurderingsrammen er en egen seksjon dedikert til hvert av disse områdene. På sin side inkluderer hver seksjon såkalte PES performance enablers, dvs. organisatoriske modaliteter, strukturer og løsninger, som PES kan variere på kort eller mellomlang sikt.
Da den tredje syklusen av besøk startet tidlig i 2020, har nyhetene nettopp rapportert en klynge av et nylig identifisert virus på den andre siden av verden. Det første sjokket fra pandemien ble fulgt av beredskapstiltak fra PES, noe som utfordret den institusjonelle motstandskraften sterkt. Selv om det første besøket i den tredje syklusen fortsatt kunne finne sted som et fysisk møte, tvang de globale hendelsene nettverket til å sette Benchlearning på vent.
Fra et nettverks syn måtte to umiddelbare beslutninger tas. Skal Benchlearning fortsette gitt et så usikkert perspektiv, og i så fall hvordan skal vurderinger skje? En beslutning om begge disse spørsmålene ble raskt tatt. Nettverket bestemte seg for å fortsette vurderingene, men i et online format. På toppen bestemte nettverket seg for å gjenspeile virkningen av krisen innenfor Benchlearning -vurderingene og utforske PES -ytelse i krisehåndtering, slik at for å få bevis på at PES -strategier inkluderer organisatoriske løsninger for å styrke motstandskraften til organisasjonene. En ny krisehåndteringsdel lagt til Benchlearning -modellen for å støtte et felles syn på hvordan:
- PES styrker deres evne til å forutse og reagere på krisesituasjoner, dvs. utvikle en organisatorisk kompetanse for å identifisere risiko, vurdere dem og skape passende strukturer og mekanismer for en riktig reaksjon
- PES reagerer spesielt på uforutsette hendelser, og
- PES gjør det mulig for ansatte å handle hensiktsmessig i krisesituasjoner.
I tillegg, for å forstå hvordan og i hvilken grad COVID-19 hadde innvirkning på PES-ytelsen på alle områder av PES-operasjoner, ble et spesifikt spørsmål lagt til i vurderingen for hver aktivator i alle seksjoner. Evnen til systematisk å forutse, forberede seg på og håndtere alvorlige krisesituasjoner, bygger på flere ressurser og forutsetninger som dekkes av andre deler av Benchlearning -vurderingsmodellen.
Den nye delen fokuserer spesielt på 3 elementer.
- potensialet til en PES for å identifisere, vurdere og svare på potensielle kriser,
- dens reaksjon i en konkret krisesituasjon og
- nødvendig kompetanse og kultur som trengs.
Utstyrt med denne berikede Benchlearning -metodikken startet PES -nettverket 3rd syklus. To pilot virtuelle PES-vurderinger og 360-graders visning samlet fra alle involverte sider-verts-PES-personalet, assessorer representerte kollega PES, GD EMP-ansatte og støttende konsulent viste at virtuelt format fungerer bra. Videre anerkjente PES -nettverket visse åpenbare fordeler med det virtuelle formatet: en mulighet til å involvere flere PES -representanter i peer i hvert virtuelt besøk, slik at flere PES kan lære av erfaringer fra sin kollega, og å praktisk talt besøke de lokale PES -kontorene som befinner seg langt borte fra hoved PES -kontoret som ville være umulig i tilfelle ved besøk på stedet.
Uunngåelig på grunn av nyheten og de tekniske utfordringene knyttet til praktisk implementering av de virtuelle pilotvurderingene, krever forberedelsesprosessen en betydelig mengde ekstra kommunikasjon og teknisk forberedelse. Samtidig bekrefter flertallet av involverte eksperter at forberedelse av vurderingsteamene gjennom ytterligere forberedende virtuelle møter før det virtuelle besøket viste seg å være lønnet.
Hva er de første Benchlearning -funnene fra PES som opererer i en global pandemi?
Hvert Benchlearning -besøk, uansett om det gjennomføres fysisk eller online, gir anbefalinger for den vurderte PES. Disse anbefalingene representerer hovedfunnene fra assessorene og fungerer som grunnlag for den vurderte PES for å ta opp forbedringsområder. Så langt har 7 vurderinger funnet sted innenfor 3rd syklus av Benchlearning, et godt tidspunkt derfor å lage en mellomliggende balanse.
I tillegg til de mange ulempene ved en krise, er en av de positive aspektene at en krise rett og slett visualiserer hull og mangler i en organisasjon. Imidlertid gir dette mange muligheter til effektivt å håndtere slike mangler. Ser på de tilgjengelige anbefalingene fra de første vurderingene av 3rd Benchlearning -syklusen, det blir tydelig at PES -vurderte deler lignende utfordringer og at krisen har avdekket lignende institusjonelle svakheter. Dette er hovedfunnene:
Mangel på en omfattende krisehåndteringsstrategi
Et av hovedresultatene av vurderingen var mangelen på et omfattende krisehåndteringssystem. Mange PES har visse elementer av risikostyring på plass. De fleste av disse fokuserer på finansiell risiko, svindel eller aspekter ved databeskyttelse og cybersikkerhet. Som beskrevet i Benchlearning 'krisehåndtering', bør fokus imidlertid være på å utvikle en motstandsdyktig organisasjon ved å utarbeide og implementere en omfattende og sammenhengende strategi, etablere effektive strukturer for å forhindre potensielle skader for organisasjonen på forskjellige felt og ved å utvikle alternative scenarier for en gitt potensiell risiko- og krisesituasjon. Det kan hevdes at mangelen på et komprimerende krisehåndteringssystem er forståelig ettersom det aldri har vært en lignende krise som COVID-19-pandemien før. Men kjennetegner ikke beredskap for uventede hendelser en smart organisasjon? Pandemien har nå avslørt at omfattende krisehåndteringssystemer er avgjørende for at organisasjoner raskt kan reagere på kommende utfordringer. Dette gjelder spesielt i vårt arbeidsmarked i rask endring.
Smart bruk av viktige ytelsesmuligheter
Å styre og administrere en organisasjon basert på key performance enablers (KPIs) har blitt rutine for PES i den siste tiden. Imidlertid fortsetter Benchlearning å avdekke mangler ved PES ytelsesstyringssystemer på plass. Felles utfordringer er mengden indikatorer på plass, målene for indikatorene som sådan og om PES selv er i stand til å påvirke resultatet av en indikator.
Mange PES fortsetter å bruke for mange indikatorer, hvorav de fleste ikke er resultat-/resultatorienterte, men snarere inputindikatorer. En håndfull resultatorienterte indikatorer foreslås som kan utvides med valgfrie indikatorer. Unødvendig å si at disse KPI -ene bør være i tråd med organisasjonens overordnede strategi, som krever kontinuerlig refleksjon og tilpasning. Noen PES bruker indikatorer som PES ikke har noen direkte og vesentlig innflytelse på. Selv om informasjonen som samles inn gjennom slike indikatorer er verdifull, er slike indikatorer derfor mindre nyttige for å styre en organisasjon.
Den digitale utfordringen
Pandemien har fremskyndet digitaliseringen av PES, men ikke alle PES har klart den digitale transformasjonen like godt. Samlet sett var de PES som allerede var avanserte i digitalisering av tjenestene sine bedre i stand til å tilpasse seg krisemiljøet. Jo flere tjenester som allerede var tilgjengelige på en digital måte, jo bedre var en PES som var i stand til å opprettholde tjenestelevering under pandemien. Digitalisering av PES refererer ikke bare til tjenester til kunder, men også til å bygge opp tilstrekkelig digital kapasitet for PES -ansatte. IT må ikke oppfattes som en byrde av personalet. Derfor må kontinuerlig opplæring gå hånd i hånd med IT -investeringer.
Partnerskapsbygging - et uutnyttet potensial
De fleste PES har et langvarig partnerskap med ulike arbeidsmarkedsinteressenter etablert. Enkelte potensialer synes imidlertid ikke tilstrekkelig utnyttet. Det er flere, men ikke mange, eksempler på at partnere er aktivt involvert i tjenesteskaping. Mangel på omfattende partnerskapsstrategier gjenspeiler en utilstrekkelig undersøkelse av potensialene til partnerskap.
Forbedring av kvalitetsstyring
Mange PES har lykkes med å bygge opp et fungerende kvalitetsstyringssystem de siste årene. Imidlertid er det fortsatt et stort forbedringspotensial. For et omfattende kvalitetsstyringssystem er det viktig å knytte kvalitetsledelse til alle andre ledelsesprosesser og gjøre den til en del av den institusjonelle kulturen. Dette inkluderer å gjøre kvalitetsstyring til en integrert del av alle tjenester, prosesser og ALMP og sikre at alle ansatte er klar over at kvalitet betyr mer enn bare å vurdere samsvar.
Dette er kort sagt de første funnene av 3rd Benchlearning syklus. Det er svært sannsynlig at nettstedbesøkene vil fortsette som online vurderinger for de kommende månedene. Innen slutten av 2022 vil alle PES -medlemmer bli vurdert og motta anbefalinger. Vi gleder oss til å oppdatere deg om ytterligere funn.
Legg igjen en kommentar