La pandémie a affecté la façon de travailler au sein du réseau PSE. Lors de la préparation du troisième cycle de Benchlearning, les confinements nous ont poussés à suspendre nos évaluations, mais seulement pour une courte période…
Cher lecteur. Notre bulletin mensuel sur le marché du travail vise à fournir des informations sur le marché du travail sur la base d'analyses des données pertinentes d'EUROSTAT. En raison d'un changement dans l'enquête sur les forces de travail, les taux de chômage pour les années 2009 à 2020 seront révisés et seront disponibles dans la base de données EUROSTAT au printemps 2022. Étant donné que cela nous oblige à attendre la publication des données, cela ne signifie pas que nous n'allons pas publier un nouveau bulletin sur le marché du travail. Par conséquent, nous aimerions vous donner une mise à jour sur les activités en cours de Benchlearning en temps de crise COVID-19.
Depuis que le réseau PES a été officiellement mis en place en 2014, ses membres PES se sont engagés dans un exercice d'évaluation continue - Benchlearning. Benchlearning combine des évaluations qualitatives et quantitatives avec des exercices d'apprentissage mutuel visant à améliorer la capacité institutionnelle par la transparence, la sensibilisation et la volonté d'apprendre les uns des autres. Depuis 2014, le réseau a mené deux cycles complets d'évaluations des PSE et a abordé les domaines d'amélioration par le biais d'ambitieux programmes de travail annuels. Ces efforts du PSE ont été largement reconnus lorsque les colégislateurs européens ont prolongé le réseau PSE pour une nouvelle période de 7 ans. La principale raison de cette extension était une évaluation présentée par la Commission européenne, qui a jugé la mise en œuvre de Benchlearning réussie et un exemple de meilleure pratique pour la coopération institutionnelle.
Encouragés par l'extension du Réseau, les membres ont commencé la planification du troisième cycle d'évaluations. Depuis 2014, les évaluations se faisaient sous forme de visites de sites. Un groupe formé de pairs évaluateurs du SPE visite un SPE pour évaluer conjointement la capacité et la performance du SPE par grands domaines opérationnels tels que la gestion stratégique des performances, la conception de processus opérationnels, l'activation et la gestion durables des transitions, les relations avec les employeurs, la conception et la mise en œuvre fondées sur des preuves. Services PSE, gestion des partenariats et des parties prenantes, allocation des ressources PSE et conduite du changement. Dans le cadre d'évaluation du PSE, une section distincte est consacrée à chacun de ces domaines. À son tour, chaque section comprend ce que l'on appelle les facilitateurs de performance des PSE, c'est-à-dire des modalités, des structures et des solutions organisationnelles, que les PSE peuvent varier à court ou à moyen terme.
Lorsque le troisième cycle de visites a commencé début 2020, les nouvelles viennent de signaler un cluster d'un virus nouvellement identifié à l'autre bout du monde. Le premier choc de la pandémie a été suivi par des mesures d'urgence prises par le PSE, mettant fortement à l'épreuve la résilience institutionnelle. Alors que la première visite du troisième cycle pouvait encore se dérouler sous forme de réunion physique, les événements mondiaux ont contraint le Réseau à suspendre le Benchlearning.
Du point de vue d'un Réseau, deux décisions immédiates devaient être prises. Le Benchlearning doit-il se poursuivre dans une perspective aussi incertaine et si oui, comment les évaluations se dérouleront-elles ? Une décision sur ces deux questions a été rapidement prise. Le Réseau a décidé de poursuivre les évaluations, mais en ligne. De plus, le réseau a décidé de refléter l'impact de la crise dans les évaluations Benchlearning et d'explorer les performances du PSE dans la gestion de crise afin d'obtenir la preuve que les stratégies du PSE incluent des solutions organisationnelles visant à renforcer la résilience des organisations. Une nouvelle section « gestion de crise » ajoutée au modèle Benchlearning vise à soutenir une vision commune sur la façon dont :
- Les SPE renforcent leur capacité d'anticipation et de réponse aux situations de crise, c'est-à-dire développent une compétence organisationnelle pour identifier les risques, les évaluer et créer les structures et mécanismes appropriés pour une réaction appropriée
- Les SPE réagissent spécifiquement aux événements imprévus, et
- Les SPE permettent à son personnel d'agir de manière appropriée dans les situations de crise.
De plus, afin de comprendre comment et dans quelle mesure COVID-19 a eu un impact sur les performances du PSE dans tous les domaines des opérations du PSE, une question spécifique a été ajoutée dans l'évaluation pour chaque catalyseur dans toutes les sections. La capacité à anticiper, se préparer et faire face systématiquement à des situations de crise graves s'appuie sur plusieurs ressources et prérequis qui sont couverts par d'autres sections du modèle d'évaluation Benchlearning.
La nouvelle section se concentre particulièrement sur 3 éléments.
- le potentiel d'un SPE à identifier, évaluer et répondre aux crises potentielles,
- sa réaction dans une situation de crise concrète et
- les compétences et la culture nécessaires.
Equipé de cette méthodologie Benchlearning enrichie, le réseau PES a lancé le 3rd cycle. Deux évaluations pilotes virtuelles du SPE et la vue à 360 degrés collectée de toutes les parties impliquées - le personnel du SPE hôte, les évaluateurs représentés par les pairs SPE, le personnel de la DG EMP et le consultant de soutien ont montré que le format virtuel fonctionne bien. De plus, le réseau PSE a reconnu certains avantages évidents du format virtuel : une opportunité d'impliquer plus de représentants pairs du SPE à chaque visite virtuelle, permettant à un plus grand nombre de SPE d'apprendre de l'expérience de leurs pairs, et de visiter virtuellement les bureaux locaux des SPE situés loin de le siège social du SPE ce qui serait impossible en cas de visite sur place.
Inévitablement en raison de la nouveauté et des défis techniques liés à la mise en œuvre pratique des évaluations pilotes virtuelles, le processus de préparation nécessite une quantité substantielle de communication et de préparation technique supplémentaires. Dans le même temps, la majorité des experts impliqués confirme que la préparation des équipes d'évaluation par des réunions virtuelles préparatoires supplémentaires avant la visite virtuelle s'est avérée payante.
Quelles sont les premières conclusions de Benchlearning de PES opérant dans une pandémie mondiale ?
Chaque visite Benchlearning, qu'elle soit effectuée physiquement ou en ligne, produit des recommandations pour le SPE évalué. Ces recommandations représentent les principales conclusions des évaluateurs et servent de base au SPE évalué pour aborder les domaines à améliorer. Jusqu'à présent, 7 évaluations ont eu lieu dans les 3rd cycle de Benchlearning, un bon moment donc pour dresser un bilan intermédiaire.
Outre les nombreux inconvénients d'une crise, l'un des aspects positifs est qu'une crise visualise sans détour les lacunes et les lacunes d'une organisation. Cependant, cela offre à son tour de nombreuses opportunités pour remédier efficacement à ces lacunes. En regardant les recommandations disponibles des premières évaluations des 3rd Benchlearning cycle, il devient évident que les SPE évalués partagent des défis similaires et que la crise a révélé des faiblesses institutionnelles similaires. Voici les principaux constats :
Absence de stratégie globale de gestion de crise
L'un des principaux résultats de l'évaluation a été l'absence d'un système complet de gestion des crises. De nombreux SPE ont mis en place certains éléments de gestion des risques. La plupart d'entre eux se concentrent sur les risques financiers, la fraude ou les aspects de la protection des données et de la cybersécurité. Cependant, comme décrit dans la section « gestion de crise » de Benchlearning, l'accent doit être mis sur le développement d'une organisation résiliente en élaborant et en mettant en œuvre une stratégie globale et cohérente, en établissant des structures efficaces pour prévenir les dommages potentiels pour l'organisation dans différents domaines et en développant des scénarios alternatifs pour un risque potentiel et une situation de crise donnés. On pourrait faire valoir que l'absence d'un système de gestion de crise compressif est compréhensible car il n'y a jamais eu de crise comparable telle que la pandémie de COVID-19 auparavant. Cependant, la préparation aux événements inattendus ne caractérise-t-elle pas une organisation intelligente ? La pandémie a maintenant révélé que des systèmes complets de gestion de crise sont essentiels pour que les organisations répondent rapidement aux défis à venir. Cela est particulièrement vrai dans notre environnement de marché du travail en évolution rapide.
Utilisation intelligente des principaux moteurs de performance
Diriger et gérer une organisation sur la base de facteurs clés de performance (KPI) est devenu une routine pour les SPE ces derniers temps. Cependant, le Benchlearning continue de révéler les lacunes des systèmes de gestion de la performance des SPE en place. Les défis communs sont la quantité d'indicateurs en place, les objectifs des indicateurs en tant que tels et si les SPE eux-mêmes sont capables d'influencer le résultat d'un indicateur.
De nombreux SPE continuent d'utiliser trop d'indicateurs, dont la plupart ne sont pas axés sur les réalisations/résultats mais plutôt sur les intrants. Une poignée d'indicateurs axés sur les résultats sont suggérés et peuvent être complétés par des indicateurs facultatifs. Inutile de dire que ces KPI doivent être alignés sur la stratégie globale de l'organisation, ce qui nécessite une réflexion et une adaptation continue. Certains SPE utilisent des indicateurs pour lesquels les SPE n'ont pas d'influence directe et substantielle. Ainsi, même si les informations recueillies à travers de tels indicateurs sont précieuses, ces indicateurs sont moins utiles pour piloter une organisation.
Le défi numérique
La pandémie a accéléré la numérisation du PSE, mais tous les PSE n'ont pas aussi bien géré la transformation numérique. Dans l'ensemble, les SPE qui étaient déjà avancés dans la numérisation de leurs services ont pu mieux s'adapter à l'environnement de crise. Plus il y avait de services déjà disponibles de manière numérique, mieux c'était un SPE capable de maintenir la prestation de services pendant la pandémie. La numérisation des SPE ne fait pas seulement référence aux services aux clients, mais aussi à la constitution d'une capacité numérique suffisante pour le personnel des SPE. L'informatique ne doit pas être perçue comme une charge par le personnel, c'est pourquoi la formation continue doit aller de pair avec l'investissement informatique.
La construction de partenariats – un potentiel inexploité
La plupart des SPE ont établi des partenariats de longue durée avec divers acteurs du marché du travail. Certains potentiels semblent cependant insuffisamment exploités. Il existe plusieurs, mais peu d'exemples où les partenaires sont activement impliqués dans la création de services. L'absence de stratégies globales de partenariat reflète un examen insuffisant du potentiel des partenariats.
Améliorer la gestion de la qualité
De nombreux SPE ont mis en place avec succès un système de gestion de la qualité fonctionnel ces dernières années. Cependant, le potentiel d'amélioration est encore élevé. Pour un système complet de gestion de la qualité, il est essentiel de lier la gestion de la qualité à tous les autres processus de gestion et de l'intégrer à la culture institutionnelle. Cela inclut de faire de la gestion de la qualité une partie intégrante de tous les services, processus et PAMT et de s'assurer que tout le personnel est conscient que la qualité signifie plus qu'une simple évaluation de la conformité.
Ce sont en bref, les premiers résultats de la 3rd Cycle de Benchlearning. Il est très probable que les visites de sites se poursuivront sous forme d'évaluations en ligne au cours des prochains mois. D'ici fin 2022, tous les SPE membres seront évalués et recevront des recommandations. Nous sommes impatients de vous tenir au courant des nouvelles découvertes.
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