Pandemia on vaikuttanut PES -verkoston työskentelytapaan. Valmistellessamme vertaisopetuksen kolmatta sykliä lukitukset kehottivat meitä lykkäämään arvioitamme, mutta vain hetkeksi…
Hyvä lukija. Kuukausittaisen työmarkkinatiedotteemme tavoitteena on tarjota työmarkkinatietoja, jotka perustuvat Eurostatin asiaankuuluvien tietojen analyyseihin. Työvoimatutkimuksen muutoksen vuoksi vuosien 2009–2020 työttömyysasteet tarkistetaan ja tulevat saataville Eurostatin tietokannassa keväällä 2022. Koska tämä edellyttää, että odotamme tietojen julkistamista, se ei tarkoita, että emme aio julkaista uutta työmarkkinatiedotetta. Siksi haluamme antaa sinulle päivityksen Benchlearningin käynnissä olevasta toiminnasta COVID-19-kriisin aikana.
Siitä lähtien, kun PES-verkosto otettiin virallisesti käyttöön vuonna 2014, sen jäsenet PES ovat sitoutuneet jatkuvaan arviointiin – Benchlearningiin. Benchlearning yhdistää laadulliset ja määrälliset arvioinnit keskinäiseen oppimiseen, jonka tavoitteena on parantaa instituutioiden kapasiteettia läpinäkyvyyden, tietoisuuden ja halukkuuden avulla oppia toisiltaan. Vuodesta 2014 lähtien verkosto on suorittanut kaksi täyttä sykliä julkisten työnvälityspalveluiden arviointia ja käsitellyt parannuskohteita kunnianhimoisten vuosittaisten työohjelmien avulla. Nämä julkisten työvoimapalvelujen ponnistelut tunnustettiin suurelta osin, kun eurooppalaiset lainsäätäjät jatkoivat julkisten työvoimapalvelujen verkostoa vielä seitsemän vuoden ajan. Tärkein syy pidennykseen oli Euroopan komission esittämä arviointi, joka piti vertaisoppimisen toteuttamista onnistuneena ja parhaana esimerkkinä institutionaalisesta yhteistyöstä.
Verkoston laajentumisen kannustamana jäsenet aloittivat kolmannen arviointikierroksen suunnittelun. Vuodesta 2014 lähtien arvioinnit on suoritettu työmaakäyntinä. Koulutettu joukko vertaisarvioituja julkisten työvoimapalvelujen arvioijia vierailee julkisessa työvoimapalvelussa arvioidakseen yhdessä julkisten työvoimapalvelujen kapasiteettia ja julkisen palvelun suorituskykyä tärkeimpien toiminta-alueiden, kuten strategisen suorituskyvyn hallinnan, toimintaprosessien suunnittelun, siirtymien kestävän aktivoinnin ja hallinnan, suhteiden työnantajien kanssa, näyttöön perustuvan suunnittelun ja PES -palvelut, kumppanuuksien ja sidosryhmien hallinta, julkisten työvoimapalvelujen resurssien jakaminen ja muutosten hallinta. PES -arviointikehyksessä kullekin alueelle on omistettu erillinen osa. Jokaisessa osassa puolestaan on niin sanottuja PES -suorituskyvyn mahdollistavia tekijöitä, eli organisaatiomuotoja, rakenteita ja ratkaisuja, joita PES voi vaihdella lyhyellä tai keskipitkällä aikavälillä.
Kun kolmas vierailujakso alkoi vuoden 2020 alussa, uutiset ovat juuri raportoineet vasta tunnistetun viruksen klusterin toisella puolella maailmaa. Ensimmäistä pandemian aiheuttamaa shokkia seurasivat PES:n hätätoimenpiteet, jotka haastoivat voimakkaasti instituutioiden kestävyyttä. Vaikka kolmannen kierroksen ensimmäinen vierailu saattoi vielä tapahtua fyysisenä kokouksena, maailmanlaajuiset tapahtumat pakottivat verkoston lykkäämään Benchlearningia.
Verkoston mielestä kaksi välitöntä päätöstä oli tehtävä. Jatketaanko vertaisoppimista ottaen huomioon tällainen epävarma näkökulma, ja jos on, miten arvioinnit tehdään? Päätös molempiin kysymyksiin tehtiin nopeasti. Verkosto päätti jatkaa arviointeja, mutta online -muodossa. Lisäksi verkosto päätti ottaa huomioon kriisin vaikutukset vertailukoulutuksen arvioinneissa ja tutkia julkisten työvoimapalvelujen suorituskykyä kriisinhallinnassa, jotta saataisiin näyttöä siitä, että julkisten työvoimapalvelujen strategiat sisältävät organisaatioratkaisuja organisaatioiden kestävyyden parantamiseksi. Benchlearning -malliin lisättiin uusi "kriisinhallinta" -osa, jonka tavoitteena on tukea yhteistä näkemystä siitä, miten:
- Julkiset työvoimatoimistot vahvistavat valmiuksiaan ennakoida ja reagoida kriisitilanteisiin, eli kehittävät organisatorista osaamista riskien tunnistamiseen, niiden arviointiin ja asianmukaisten rakenteiden ja mekanismien luomiseen oikeaa reagointia varten.
- PES reagoi erityisesti odottamattomiin tapahtumiin ja
- PES antaa henkilöstölleen mahdollisuuden toimia asianmukaisesti kriisitilanteissa.
Lisäksi, jotta voitaisiin ymmärtää, miten ja missä määrin COVID-19 vaikutti julkisten työvoimapalvelujen suorituskykyyn kaikilla julkisten työvoimapalvelujen alueilla, arviointiin lisättiin erityiskysymys kaikkien osioiden osalta. Kyky järjestelmällisesti ennakoida vakavia kriisitilanteita, varautua niihin ja käsitellä niitä perustuu useisiin resursseihin ja edellytyksiin, joita Benchlearning -arviointimallin muut kohdat kattavat.
Uusi osio keskittyy erityisesti kolmeen elementtiin.
- julkisten työvoimapalvelujen mahdollisuudet tunnistaa, arvioida ja reagoida mahdollisiin kriiseihin,
- sen reaktio konkreettisessa kriisitilanteessa ja
- tarvittavaa osaamista ja kulttuuria.
Tällä rikastetulla Benchlearning -menetelmällä varustettu PES -verkko aloitti 3rd sykli. Kaksi virtuaalista julkisten työvoimaprojektien kokeilututkimusta ja 360 asteen näkymä, jotka on kerätty kaikilta osapuolilta-vastaanottavan julkisen työvoiman henkilöstö, arvioijat edustivat julkisia työvoimapalveluja, PO EMP: n henkilökunta ja tukikonsultti osoittivat, että virtuaalinen muoto toimii hyvin. Lisäksi PES -verkosto tunnusti virtuaalisen muodon tietyt ilmeiset edut: tilaisuuden ottaa mukaan enemmän vertaisarvioitujen julkisten työvoimapalvelujen edustajia jokaiseen virtuaaliseen vierailuun, jolloin useammat julkiset työvoimat voivat oppia vertaisryhmän kokemuksesta ja käydä käytännössä niissä paikallisissa julkisten työvoimatoimistojen toimistoissa, jotka sijaitsevat kaukana PES: n pääkonttori, joka olisi mahdotonta paikan päällä tapahtuvan vierailun yhteydessä.
Virtuaalisten pilottiarviointien käytännön toteuttamiseen liittyvien uutuuksien ja teknisten haasteiden vuoksi valmisteluprosessi vaatii huomattavan määrän lisäviestintää ja teknistä valmistelua. Samanaikaisesti suurin osa mukana olleista asiantuntijoista vahvistaa, että arviointiryhmien valmistelu ylimääräisillä valmistelevilla virtuaalikokouksilla ennen virtuaalikäyntiä osoittautui kannattavaksi.
Mitkä ovat ensimmäiset vertailukoulutuksen tulokset maailmanlaajuisessa pandemiassa toimivilta PES: ltä?
Jokainen Benchlearning-käynti, riippumatta siitä, onko se suoritettu fyysisesti vai verkossa, tuottaa suosituksia arvioiduille PES:ille. Nämä suositukset edustavat arvioijien tärkeimpiä havaintoja ja toimivat perustana arvioidulle julkiselle työvoimapalvelulle, jossa käsitellään parannuskohteita. Tähän mennessä on tehty 7 arviointia 3:ssard Benchlearning -sykli, joten on hyvä aika luoda välitase.
Kriisin monien huonojen puolien lisäksi yksi positiivisista puolista on se, että kriisi visualisoi suoraan organisaation aukot ja puutteet. Tämä puolestaan tarjoaa monia mahdollisuuksia puuttua tehokkaasti näihin puutteisiin. Tarkastellaan saatavilla olevia suosituksia ensimmäisten arvioiden perusteella 3rd Vertailukoulutusjakson aikana käy ilmi, että arvioiduilla julkisten työvoimapalvelujen haasteilla on samanlaisia haasteita ja että kriisi on paljastanut samanlaisia institutionaalisia heikkouksia. Nämä ovat tärkeimmät havainnot:
Kattavan kriisinhallintastrategian puute
Yksi arvioinnin tärkeimmistä tuloksista oli kattavan kriisinhallintajärjestelmän puute. Monilla julkisilla työvoimapalveluilla on käytössä tiettyjä riskienhallinnan osia. Suurin osa niistä keskittyy taloudellisiin riskeihin, petokseen tai tietosuojaan ja kyberturvallisuuteen. Kuten Benchlearning "kriisinhallinta" -osiossa on kuvattu, painopisteen tulisi kuitenkin olla kestävän organisaation kehittäminen laatimalla ja toteuttamalla kattava ja johdonmukainen strategia, luomalla tehokkaita rakenteita mahdollisten vahinkojen ehkäisemiseksi organisaatiolle eri aloilla sekä kehittämällä vaihtoehtoisia skenaarioita. tietylle mahdolliselle riskille ja kriisitilanteelle. Voitaisiin väittää, että pakottavan kriisinhallintajärjestelmän puuttuminen on ymmärrettävää, koska vastaavaa kriisiä, kuten COVID-19-pandemia, ei ole koskaan ennen ollut. Eikö valmistautuminen odottamattomiin tapahtumiin kuitenkaan luonnehdi älykästä organisaatiota? Pandemia on nyt paljastanut, että kattavat kriisinhallintajärjestelmät ovat välttämättömiä organisaatioille, jotta ne voivat nopeasti vastata tuleviin haasteisiin. Tämä pätee erityisesti nopeasti muuttuvassa työmarkkinaympäristössämme.
Tärkeiden suorituskyvyn mahdollistavien toimintojen älykäs käyttö
Organisaation ohjaamisesta ja johtamisesta keskeisiin suorituskyvyn mahdollistajiin (KPI) on tullut rutiinia PES:lle viime aikoina. Benchlearning paljastaa kuitenkin edelleen olemassa olevien julkisten työnvälityspalvelujen suoritusten hallintajärjestelmien puutteita. Yleisiä haasteita ovat käytössä olevien indikaattorien määrä, indikaattoreiden tavoitteet sinänsä ja se, pystyvätkö julkiset työvoimat itse vaikuttamaan indikaattorin lopputulokseen.
Monet julkiset työvoimapalvelut käyttävät edelleen liikaa indikaattoreita, joista suurin osa ei ole tulos-/tuloskeskeisiä vaan pikemminkin panosindikaattoreita. Ehdotetaan muutamia tuloskeskeisiä indikaattoreita, joita voidaan laajentaa valinnaisilla indikaattoreilla. On sanomattakin selvää, että nämä tunnusluvut on mukautettava organisaation kokonaisstrategiaan, joka vaatii jatkuvaa pohdintaa ja sopeutumista. Jotkut julkiset työvoimapalvelut käyttävät indikaattoreita, joihin julkisilla työvoimatoimistoilla ei ole suoraa ja merkittävää vaikutusta. Vaikka tällaisten indikaattoreiden avulla kerätty tieto olisikin arvokasta, tällaiset indikaattorit ovat vähemmän hyödyllisiä organisaation ohjaamisessa.
Digitaalinen haaste
Pandemia on nopeuttanut PES: n digitalisaatiota, mutta kaikki julkiset työvoimatoimistot eivät ole hallinneet digitaalista muutosta yhtä hyvin. Kaiken kaikkiaan ne julkiset työvoimapalvelut, jotka olivat jo edistyneet palveluidensa digitalisoinnissa, pystyivät sopeutumaan paremmin kriisiympäristöön. Mitä enemmän palveluita oli jo saatavilla digitaalisesti, sitä paremmin PES pystyi ylläpitämään palveluiden toimittamista pandemian aikana. Julkisten työvoimapalvelujen digitalisointi ei tarkoita pelkästään asiakkaille tarjottavia palveluja vaan myös riittävän digitaalisen kapasiteetin luomista julkisen palvelun henkilöstölle. Henkilöstö ei saa kokea IT:tä taakana, joten jatkuvan koulutuksen tulee kulkea käsi kädessä IT-investointien kanssa.
Kumppanuuden rakentaminen - hyödyntämätön potentiaali
Useimmilla julkisilla työvoimapalveluilla on pitkäaikaisia kumppanuuksia eri työmarkkinoiden sidosryhmien kanssa. Tiettyjä mahdollisuuksia ei kuitenkaan näytä olevan riittävästi hyödynnetty. Esimerkkejä, joissa kumppanit ovat aktiivisesti mukana palvelun luomisessa, on useita, mutta ei paljon. Kattavien kumppanuusstrategioiden puute heijastaa kumppanuuksien mahdollisuuksien riittämätöntä tarkastelua.
Laadunhallinnan parantaminen
Monet julkiset työvoimapalvelut ovat onnistuneesti rakentaneet toimivan laatujärjestelmän viime vuosina. Parannuspotentiaalia on kuitenkin edelleen paljon. Kattavan laadunhallintajärjestelmän kannalta on olennaista yhdistää laadunhallinta kaikkiin muihin johtamisprosesseihin ja tehdä siitä osa institutionaalista kulttuuria. Tämä sisältää laadunhallinnan tekemisen kiinteäksi osaksi kaikkia palveluita, prosesseja ja työvoimapolitiikkoja ja sen varmistamisen, että koko henkilökunta on tietoinen siitä, että laatu merkitsee muutakin kuin vaatimustenmukaisuuden arviointia.
Nämä ovat lyhyesti, ensimmäiset havainnot kolmestard Benchlearning -sykli. On erittäin todennäköistä, että vierailut jatkuvat online -arvioina tulevina kuukausina. Vuoden 2022 loppuun mennessä kaikki jäsenet julkiset työvoimat arvioidaan ja saavat suosituksia. Odotamme innolla, että voimme päivittää sinut uusista havainnoista.
Jätä vastaus