La pandemia ha afectado la forma de trabajar en la Red de PSA. Mientras preparábamos el tercer ciclo de Benchlearning, los cierres nos instaron a suspender nuestras evaluaciones, pero solo por un tiempo breve ...
Querido lector. Nuestro boletín mensual del mercado laboral tiene como objetivo proporcionar información sobre el mercado laboral basada en análisis de datos relevantes de EUROSTAT. Debido a un cambio en la encuesta de población activa, las tasas de desempleo para los años 2009 a 2020 se revisarán y estarán disponibles en la base de datos de EUROSTAT en la primavera de 2022. Dado que esto requiere que esperemos la publicación de los datos, no significa que no vamos a publicar un nuevo boletín del mercado laboral. Por lo tanto, nos gustaría brindarle una actualización sobre las actividades en curso de Benchlearning en tiempos de la crisis del COVID-19.
Desde que la Red PES se implementó formalmente en 2014, sus PES miembros están comprometidos con un ejercicio de evaluación continua: Benchlearning. Benchlearning combina evaluaciones cualitativas y cuantitativas con ejercicios de aprendizaje mutuo con el objetivo de mejorar la capacidad institucional a través de la transparencia, la conciencia y la voluntad de aprender unos de otros. Desde 2014, la Red ha realizado dos ciclos completos de evaluaciones de PSA y ha abordado áreas de mejora a través de ambiciosos programas de trabajo anuales. Estos esfuerzos del PSE fueron ampliamente reconocidos cuando los colegisladores europeos ampliaron la Red de PSE por otro período de 7 años. La razón principal de esta extensión fue una evaluación presentada por la Comisión Europea, que consideró exitosa la implementación del Benchlearning y un ejemplo de mejores prácticas para la cooperación institucional.
Animados por la ampliación de la Red, los miembros iniciaron la planificación del tercer ciclo de evaluaciones. Desde 2014, las evaluaciones solían realizarse como visitas al sitio. Un grupo capacitado de pares evaluadores de PSA visita un PSA para evaluar conjuntamente la capacidad de PSA y el desempeño de PSA por áreas operativas importantes como gestión del desempeño estratégico, diseño de procesos operativos, activación sostenible y gestión de transiciones, relaciones con empleadores, diseño basado en evidencia e implementación de Servicios de PSA, gestión de alianzas y partes interesadas, asignación de recursos de PSA y gestión del cambio. En el marco de evaluación de PSA, se dedica una sección separada a cada una de estas áreas. A su vez, cada sección incluye los llamados facilitadores de desempeño de PSA, es decir, modalidades, estructuras y soluciones organizacionales, que PSA puede variar en el corto o mediano plazo.
Cuando el tercer ciclo de visitas comenzó a principios de 2020, las noticias acaban de informar sobre un grupo de un virus recién identificado en el otro lado del mundo. El primer impacto de la pandemia fue seguido por las medidas de emergencia tomadas por el PSE, desafiando fuertemente la resiliencia institucional. Si bien la primera visita del tercer ciclo aún podría tener lugar como una reunión física, los eventos globales obligaron a la Red a suspender el Benchlearning.
Desde el punto de vista de una Red, es necesario tomar dos decisiones inmediatas. ¿Continuará el Benchlearning dada una perspectiva tan incierta y, de ser así, cómo se llevarán a cabo las evaluaciones? Se tomó rápidamente una decisión sobre estas dos cuestiones. La Red decidió continuar las evaluaciones, sin embargo, en formato en línea. Además, la Red decidió reflejar el impacto de la crisis dentro de las evaluaciones de Benchlearning y explorar el desempeño de los PSA en la gestión de crisis para obtener evidencia de que las estrategias de PSA incluyen soluciones organizacionales para fortalecer la resiliencia de las organizaciones. Se agregó una nueva sección de 'gestión de crisis' al modelo de aprendizaje comparativo con el objetivo de respaldar una visión común sobre cómo:
- Los SPE fortalecen su capacidad para anticipar y responder a situaciones de crisis, es decir, desarrollar una competencia organizativa para identificar riesgos, evaluarlos y crear estructuras y mecanismos adecuados para una reacción adecuada.
- Los SPE reaccionan específicamente a eventos imprevistos, y
- Los PSA permiten a su personal actuar de manera adecuada en situaciones de crisis.
Además, para comprender cómo y en qué medida COVID-19 tuvo un impacto en el desempeño del PSA en todas las áreas de operaciones de PSA, se agregó una pregunta específica en la evaluación para cada habilitador en todas las secciones. La capacidad de anticipar sistemáticamente, prepararse y hacer frente a situaciones graves de crisis se basa en varios recursos y requisitos previos que están cubiertos por otras secciones del modelo de evaluación Benchlearning.
La nueva sección se centra particularmente en 3 elementos.
- el potencial de un PSA para identificar, evaluar y responder a posibles crisis,
- su reacción en una situación de crisis concreta y
- las competencias necesarias y la cultura necesaria.
Equipada con esta metodología enriquecida de Benchlearning, la Red PES inició el 3rd ciclo. Dos evaluaciones piloto de PSA virtuales y la vista de 360 grados recopilada de todas las partes involucradas: el personal de PSA anfitrión, los evaluadores representados por pares de PSA, el personal de la DG EMP y el consultor de apoyo demostraron que el formato virtual funciona bien. Además, la Red de PES reconoció ciertas ventajas obvias del formato virtual: una oportunidad para involucrar a más representantes de PES de pares en cada visita virtual, lo que permite que más PES aprendan de la experiencia de sus pares, y visitar virtualmente las oficinas de PES locales que se ubican lejos de la oficina principal de PES que sería imposible en caso de una visita in situ.
Inevitablemente, debido a la novedad y los desafíos técnicos relacionados con la implementación práctica de las evaluaciones piloto virtuales, el proceso de preparación requiere una cantidad sustancial de comunicación adicional y preparación técnica. Al mismo tiempo, la mayoría de los expertos involucrados confirma que la preparación de los equipos de evaluación a través de reuniones virtuales preparatorias adicionales antes de la visita virtual resultó ser rentable.
¿Cuáles son los primeros hallazgos de Benchlearning de los PSA que operan en una pandemia global?
Cada visita de Benchlearning, independientemente de si se realiza físicamente o en línea, produce recomendaciones para los PES evaluados. Estas recomendaciones representan los principales hallazgos de los evaluadores y sirven como base para que los PSA evaluados aborden áreas de mejora. Hasta el momento, se han realizado 7 evaluaciones dentro de los 3rd ciclo de Benchlearning, un buen momento para establecer un balance intermedio.
Además de las muchas desventajas de una crisis, uno de los aspectos positivos es que una crisis visualiza sin rodeos las brechas y deficiencias de una organización. Sin embargo, esto a su vez ofrece muchas oportunidades para abordar de manera efectiva tales deficiencias. Mirando las recomendaciones disponibles de las primeras evaluaciones de los 3rd En el ciclo de aprendizaje comparativo, se hace evidente que los PSA evaluados comparten desafíos similares y que la crisis ha revelado debilidades institucionales similares. Estos son los principales hallazgos:
Falta de una estrategia integral de gestión de crisis
Uno de los principales resultados de la evaluación fue la falta de un sistema integral de gestión de crisis. Muchos SPE tienen determinados elementos de gestión de riesgos. La mayoría de ellos se enfocan en riesgos financieros, fraude o aspectos de protección de datos y ciberseguridad. Sin embargo, como se describe en la sección 'Gestión de crisis' de Benchlearning, el enfoque debe estar en el desarrollo de una organización resiliente mediante la elaboración e implementación de una estrategia integral y coherente, estableciendo estructuras efectivas para prevenir daños potenciales para la organización en diferentes campos y desarrollando escenarios alternativos. para un riesgo potencial dado y una situación de crisis. Se podría argumentar que la falta de un sistema de gestión de crisis compresivo es comprensible ya que nunca antes ha habido una crisis comparable como la pandemia de COVID-19. Sin embargo, ¿la preparación para eventos inesperados no caracteriza a una organización inteligente? La pandemia ha revelado ahora que los sistemas integrales de gestión de crisis son esenciales para que las organizaciones respondan rápidamente a los desafíos venideros. Esto es especialmente cierto en nuestro entorno de mercado laboral en rápida evolución.
Uso inteligente de facilitadores clave del rendimiento
Dirigir y gestionar una organización en función de los habilitadores clave de rendimiento (KPI) se ha convertido en una rutina para los PES en el pasado reciente. Sin embargo, el Benchlearning continúa revelando las deficiencias de los sistemas de gestión del desempeño de los PSA implementados. Los desafíos comunes son la cantidad de indicadores establecidos, los objetivos de los indicadores como tales y si los propios PSA pueden influir en el resultado de un indicador.
Muchos SPE continúan utilizando demasiados indicadores, la mayoría de los cuales no están orientados a resultados / resultados, sino indicadores de insumos. Se sugieren algunos indicadores orientados a resultados que se pueden ampliar con indicadores opcionales. Huelga decir que estos KPI deben estar alineados con la estrategia general de la organización, lo que requiere una reflexión y adaptación continuas. Algunos SPE utilizan indicadores para los cuales los SPE no tienen una influencia directa y sustancial. Por lo tanto, incluso si la información recopilada a través de dichos indicadores es valiosa, dichos indicadores son menos útiles para dirigir una organización.
El desafío digital
La pandemia ha acelerado la digitalización de los PSA, sin embargo, no todos los PSA han gestionado la transformación digital igualmente bien. En general, los SPE que ya estaban avanzados en la digitalización de sus servicios pudieron adaptarse mejor al entorno de crisis. Cuantos más servicios ya estaban disponibles de forma digital, mejor era un PSA capaz de mantener la prestación de servicios durante la pandemia. La digitalización de los PSA no solo se refiere a los servicios a los clientes, sino también a la creación de una capacidad digital suficiente para el personal de los PSA. El personal no debe percibir las TI como una carga, por lo que la formación continua debe ir de la mano de la inversión en TI.
Creación de asociaciones: un potencial sin explotar
La mayoría de los SPE tienen asociaciones duraderas con varias partes interesadas del mercado laboral establecidas. Sin embargo, parece que algunos potenciales no se han explotado lo suficiente. Hay varios ejemplos, aunque no muchos, en los que los socios participan activamente en la creación de servicios. La falta de estrategias de asociación integrales refleja un examen insuficiente del potencial de las asociaciones.
Mejora de la gestión de la calidad
Muchos SPE han construido con éxito un sistema de gestión de la calidad en funcionamiento en los últimos años. Sin embargo, todavía existe un gran potencial de mejora. Para un sistema de gestión de la calidad integral es fundamental vincular la gestión de la calidad a todos los demás procesos de gestión y hacerla parte de la cultura institucional. Esto incluye hacer que la gestión de la calidad sea una parte integral de todos los servicios, procesos y PAMT y garantizar que todo el personal sea consciente de que la calidad significa más que simplemente evaluar el cumplimiento.
Estos son, en resumen, los primeros hallazgos de los 3rd Ciclo de aprendizaje comparativo. Es muy probable que las visitas al sitio continúen como evaluaciones en línea durante los próximos meses. A finales de 2022, todos los SPE miembros serán evaluados y recibirán recomendaciones. Esperamos poder informarle sobre nuevos hallazgos.
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