Η πανδημία έχει επηρεάσει τον τρόπο εργασίας στο Δίκτυο PES. Κατά την προετοιμασία του τρίτου κύκλου Benchlearning, τα lockdown μας προέτρεψαν να θέσουμε τις αξιολογήσεις μας σε αναμονή, αλλά μόνο για λίγο…
Αγαπητέ αναγνώστη. Το μηνιαίο δελτίο μας για την αγορά εργασίας στοχεύει στην παροχή πληροφοριών για την αγορά εργασίας βάσει αναλύσεων των σχετικών δεδομένων της EUROSTAT. Λόγω αλλαγής της έρευνας για το εργατικό δυναμικό, τα ποσοστά ανεργίας για τα έτη 2009 έως 2020 θα αναθεωρηθούν και θα είναι διαθέσιμα στη βάση δεδομένων της EUROSTAT την άνοιξη του 2022. Δεδομένου ότι αυτό απαιτεί να περιμένουμε τη δημοσίευση των δεδομένων, δεν σημαίνει ότι δεν πρόκειται να εκδώσουμε νέο δελτίο για την αγορά εργασίας. Ως εκ τούτου, θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε για τις τρέχουσες δραστηριότητες του Benchlearning σε περιόδους κρίσης COVID-19.
Δεδομένου ότι το δίκτυο PES εφαρμόστηκε επίσημα το 2014, τα μέλη του PES δεσμεύονται για μια συνεχή άσκηση αξιολόγησης - Benchlearning. Το Benchlearning συνδυάζει ποιοτικές και ποσοτικές αξιολογήσεις με ασκήσεις αμοιβαίας μάθησης που στοχεύουν στη βελτίωση της θεσμικής ικανότητας μέσω διαφάνειας, ευαισθητοποίησης και διάθεσης να μάθουν ο ένας από τον άλλον. Από το 2014, το Δίκτυο έχει πραγματοποιήσει δύο πλήρεις κύκλους αξιολογήσεων PES και έχει αντιμετωπίσει τομείς βελτίωσης μέσω φιλόδοξων ετήσιων προγραμμάτων εργασίας. Αυτές οι προσπάθειες του PES αναγνωρίστηκαν σε μεγάλο βαθμό όταν οι Ευρωπαίοι συννομοθέτες επέκτειναν το Δίκτυο PES για άλλα 7 χρόνια. Ο κύριος λόγος για αυτήν την παράταση ήταν η αξιολόγηση που παρουσίασε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, η οποία έκρινε την εφαρμογή του Benchlearning επιτυχημένη και παράδειγμα βέλτιστης πρακτικής για τη θεσμική συνεργασία.
Ενθαρρυμένα από την επέκταση του Δικτύου, τα μέλη ξεκίνησαν τον προγραμματισμό για τον τρίτο κύκλο αξιολογήσεων. Από το 2014 οι αξιολογήσεις πραγματοποιούνταν ως επισκέψεις στον τόπο. Μια εκπαιδευμένη ομάδα ομοτίμων αξιολογητών PES επισκέπτεται ένα PES για να αξιολογήσουν από κοινού την ικανότητα PES και τις επιδόσεις PES από σημαντικούς επιχειρησιακούς τομείς όπως στρατηγική διαχείριση επιδόσεων, σχεδιασμός λειτουργικών διαδικασιών, βιώσιμη ενεργοποίηση και διαχείριση μεταβάσεων, σχέσεις με εργοδότες, σχεδιασμός και εφαρμογή τεκμηριωμένων στοιχείων. Υπηρεσίες PES, διαχείριση εταιρικών σχέσεων και ενδιαφερομένων, κατανομή πόρων PES και διαχείριση αλλαγών. Στο πλαίσιο αξιολόγησης PES, ένα ξεχωριστό τμήμα αφιερώνεται σε κάθε έναν από αυτούς τους τομείς. Με τη σειρά του, κάθε ενότητα περιλαμβάνει τους λεγόμενους ενεργοποιητές επιδόσεων PES, δηλαδή οργανωτικές λεπτομέρειες, δομές και λύσεις, τις οποίες το PES μπορεί να διαφέρει βραχυπρόθεσμα ή μεσοπρόθεσμα.
Όταν ξεκίνησε ο τρίτος κύκλος επισκέψεων στις αρχές του 2020, οι ειδήσεις μόλις ανέφεραν ένα σύμπλεγμα ενός πρόσφατα αναγνωρισμένου ιού στην άλλη άκρη του κόσμου. Το πρώτο σοκ από την πανδημία ακολούθησε έκτακτη λήψη μέτρων από το PES, αμφισβητώντας σε μεγάλο βαθμό τη θεσμική ανθεκτικότητα. Ενώ η πρώτη επίσκεψη του τρίτου κύκλου θα μπορούσε να πραγματοποιηθεί ως φυσική συνάντηση, τα παγκόσμια γεγονότα ανάγκασαν το Δίκτυο να θέσει σε αναμονή το Benchlearning.
Από την άποψη ενός Δικτύου, έπρεπε να ληφθούν δύο άμεσες αποφάσεις. Θα συνεχίσει το Benchlearning δεδομένης μιας τέτοιας αβέβαιης προοπτικής και αν ναι, πώς θα πραγματοποιηθούν οι αξιολογήσεις; Η απόφαση και στα δύο αυτά ερωτήματα ελήφθη γρήγορα. Το Δίκτυο αποφάσισε να συνεχίσει τις αξιολογήσεις, ωστόσο σε ηλεκτρονική μορφή. Στην κορυφή, το Δίκτυο αποφάσισε να αντικατοπτρίσει τον αντίκτυπο της κρίσης στο πλαίσιο των αξιολογήσεων Benchlearning και να διερευνήσει τις επιδόσεις του PES στη διαχείριση κρίσεων, έτσι ώστε να λάβει στοιχεία ότι οι στρατηγικές PES περιλαμβάνουν οργανωτικές λύσεις για την ενίσχυση της ανθεκτικότητας των οργανισμών. Μια νέα ενότητα «διαχείρισης κρίσεων» προστέθηκε στο μοντέλο Benchlearning με στόχο την υποστήριξη μιας κοινής άποψης για το πώς:
- Το PES ενισχύει την ικανότητά τους να προβλέπουν και να ανταποκρίνονται σε καταστάσεις κρίσης, δηλαδή να αναπτύσσουν οργανωτική ικανότητα για τον εντοπισμό των κινδύνων, την εκτίμησή τους και τη δημιουργία κατάλληλων δομών και μηχανισμών για σωστή αντίδραση
- Το PES αντιδρά ειδικά σε απρόβλεπτα γεγονότα, και
- Το PES επιτρέπει στο προσωπικό του να ενεργεί κατάλληλα σε καταστάσεις κρίσης.
Επιπλέον, για να καταλάβουμε πώς και σε ποιο βαθμό ο COVID-19 είχε αντίκτυπο στην απόδοση του PES σε όλους τους τομείς των λειτουργιών PES, προστέθηκε μια συγκεκριμένη ερώτηση στην αξιολόγηση για κάθε ενεργοποιητή σε όλες τις ενότητες. Η ικανότητα συστηματικής πρόβλεψης, προετοιμασίας και αντιμετώπισης σοβαρών καταστάσεων κρίσης βασίζεται σε πολλούς πόρους και προϋποθέσεις που καλύπτονται από άλλα τμήματα του μοντέλου αξιολόγησης Benchlearning.
Η νέα ενότητα επικεντρώνεται ιδιαίτερα σε 3 στοιχεία.
- τη δυνατότητα ενός ΔΥΑ να εντοπίσει, να αξιολογήσει και να ανταποκριθεί σε πιθανές κρίσεις,
- την αντίδρασή του σε συγκεκριμένη κατάσταση κρίσης και
- τις απαραίτητες ικανότητες και κουλτούρα που απαιτούνται.
Εξοπλισμένο με αυτήν την εμπλουτισμένη μεθοδολογία Benchlearning, το Δίκτυο PES ξεκίνησε το 3rd κύκλος. Δύο πιλοτικές εικονικές αξιολογήσεις PES και η προβολή 360 μοιρών που συλλέχθηκε από όλες τις εμπλεκόμενες πλευρές-το προσωπικό του PES υποδοχής, οι αξιολογητές που εκπροσωπήθηκαν από ομότιμους PES, το προσωπικό της ΓΔ EMP και ο σύμβουλος υποστήριξης έδειξαν ότι η εικονική μορφή λειτουργεί καλά. Επιπλέον, το Δίκτυο PES αναγνώρισε ορισμένα προφανή πλεονεκτήματα της εικονικής μορφής: μια ευκαιρία να εμπλακούν περισσότεροι εκπρόσωποι PES σε κάθε εικονική επίσκεψη επιτρέποντας σε περισσότερους PES να μάθουν από την εμπειρία των ομοτίμων τους και να επισκεφθούν ουσιαστικά τα τοπικά γραφεία PES που βρίσκονται μακριά από το κεντρικό γραφείο PES που θα ήταν αδύνατο σε περίπτωση επιτόπιας επίσκεψης.
Αναπόφευκτα λόγω της καινοτομίας και των τεχνικών προκλήσεων που συνδέονται με την πρακτική εφαρμογή των εικονικών πιλοτικών αξιολογήσεων, η διαδικασία προετοιμασίας απαιτεί ένα σημαντικό ποσό πρόσθετης επικοινωνίας και τεχνικής προετοιμασίας. Ταυτόχρονα, η πλειοψηφία των εμπλεκόμενων εμπειρογνωμόνων επιβεβαιώνει ότι η προετοιμασία των ομάδων αξιολόγησης μέσω πρόσθετων προπαρασκευαστικών εικονικών συναντήσεων πριν από την εικονική επίσκεψη αποδείχθηκε ότι απέδωσε.
Ποια είναι τα πρώτα ευρήματα Benchlearning από το PES που λειτουργούν σε μια παγκόσμια πανδημία;
Κάθε επίσκεψη Benchlearning, ανεξάρτητα από το αν πραγματοποιήθηκε σωματικά ή διαδικτυακά, παράγει συστάσεις για το εκτιμώμενο PES. Αυτές οι συστάσεις αντιπροσωπεύουν τα κύρια ευρήματα των αξιολογητών και χρησιμεύουν ως βάση για την αξιολόγηση των ΔΥΑ για την αντιμετώπιση τομέων βελτίωσης. Μέχρι στιγμής, έχουν πραγματοποιηθεί 7 αξιολογήσεις εντός των 3rd κύκλος Benchlearning, ένα καλό χρονικό σημείο επομένως για τη σύνταξη ενός ενδιάμεσου ισοζυγίου.
Εκτός από τα πολλά μειονεκτήματα μιας κρίσης, μια από τις θετικές πτυχές είναι, ότι μια κρίση απεικονίζει αόριστα τα κενά και τις ελλείψεις ενός οργανισμού. Ωστόσο, αυτό με τη σειρά του προσφέρει πολλές ευκαιρίες για την αποτελεσματική αντιμετώπιση τέτοιων ελλείψεων. Κοιτάζοντας τις διαθέσιμες συστάσεις από τις πρώτες αξιολογήσεις των 3rd Κύκλος Benchlearning, γίνεται προφανές ότι η αξιολόγηση του PES μοιράζεται παρόμοιες προκλήσεις και ότι η κρίση αποκάλυψε παρόμοιες θεσμικές αδυναμίες. Αυτά είναι τα κύρια ευρήματα:
Έλλειψη συνολικής στρατηγικής διαχείρισης κρίσεων
Ένα από τα κύρια αποτελέσματα της αξιολόγησης ήταν η έλλειψη ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης κρίσεων. Πολλά PES διαθέτουν ορισμένα στοιχεία διαχείρισης κινδύνων. Τα περισσότερα από αυτά επικεντρώνονται σε οικονομικούς κινδύνους, απάτες ή πτυχές της προστασίας δεδομένων και της ασφάλειας στον κυβερνοχώρο. Ωστόσο, όπως περιγράφεται στην ενότητα «Διαχείριση κρίσεων» Benchlearning, το επίκεντρο πρέπει να είναι η ανάπτυξη μιας ανθεκτικής οργάνωσης με την εκπόνηση και εφαρμογή μιας ολοκληρωμένης και συνεκτικής στρατηγικής, τη δημιουργία αποτελεσματικών δομών για την πρόληψη πιθανών ζημιών για τον οργανισμό σε διαφορετικούς τομείς και την ανάπτυξη εναλλακτικών σεναρίων για μια δεδομένη πιθανή κατάσταση κινδύνου και κρίσης. Θα μπορούσε να υποστηριχθεί ότι η έλλειψη συμπιεστικού συστήματος διαχείρισης κρίσεων είναι κατανοητή καθώς δεν υπήρξε ποτέ παρόμοια κρίση όπως η πανδημία του COVID-19 στο παρελθόν. Ωστόσο, η ετοιμότητα για απροσδόκητα γεγονότα δεν χαρακτηρίζει έναν έξυπνο οργανισμό; Η πανδημία τώρα αποκάλυψε ότι τα ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης κρίσεων είναι απαραίτητα για τους οργανισμούς να ανταποκριθούν γρήγορα στις επερχόμενες προκλήσεις. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στο περιβάλλον της αγοράς εργασίας που αλλάζει γρήγορα.
Έξυπνη χρήση βασικών ενεργοποιητών απόδοσης
Η καθοδήγηση και η διαχείριση ενός οργανισμού που βασίζεται σε βασικούς παράγοντες απόδοσης (KPI) έχει γίνει ρουτίνα για το PES στο πρόσφατο παρελθόν. Ωστόσο, το Benchlearning συνεχίζει να αποκαλύπτει ελλείψεις στα ισχύοντα συστήματα διαχείρισης επιδόσεων PES. Οι κοινές προκλήσεις είναι ο αριθμός των δεικτών που υπάρχουν, οι στόχοι των δεικτών αυτούσιοι και το κατά πόσον οι ίδιοι οι ΔΥΑ μπορούν να επηρεάσουν το αποτέλεσμα ενός δείκτη.
Πολλά PES εξακολουθούν να χρησιμοποιούν πάρα πολλούς δείκτες, οι περισσότεροι από τους οποίους δεν είναι προσανατολισμένοι στο αποτέλεσμα/στο αποτέλεσμα αλλά μάλλον σε δείκτες εισόδου. Προτείνονται μια χούφτα δείκτες προσανατολισμένοι προς το αποτέλεσμα που μπορούν να επεκταθούν με προαιρετικούς δείκτες. Περιττό να πούμε ότι αυτά τα KPI θα πρέπει να ευθυγραμμιστούν με τη γενική στρατηγική του οργανισμού, η οποία απαιτεί συνεχή προβληματισμό και προσαρμογή. Ορισμένες ΔΥΑ χρησιμοποιούν δείκτες για τους οποίους οι ΔΥΑ δεν έχουν άμεση και ουσιαστική επιρροή. Έτσι, ακόμη και αν οι πληροφορίες που συλλέγονται μέσω τέτοιων δεικτών είναι πολύτιμες, αυτοί οι δείκτες είναι λιγότερο χρήσιμοι για την καθοδήγηση ενός οργανισμού.
Η ψηφιακή πρόκληση
Η πανδημία έχει επιταχύνει την ψηφιοποίηση του PES, ωστόσο δεν έχουν διαχειριστεί εξίσου καλά όλα τα PES τον ψηφιακό μετασχηματισμό. Συνολικά εκείνα τα PES που είχαν ήδη προχωρήσει στην ψηφιοποίηση των υπηρεσιών τους ήταν σε θέση να προσαρμοστούν καλύτερα στο περιβάλλον της κρίσης. Όσο περισσότερες υπηρεσίες ήταν ήδη διαθέσιμες με ψηφιακό τρόπο, τόσο καλύτερο ήταν το PES να διατηρήσει την παροχή υπηρεσιών κατά τη διάρκεια της πανδημίας. Η ψηφιοποίηση του PES δεν αναφέρεται μόνο σε υπηρεσίες προς τους πελάτες, αλλά και στην ανάπτυξη επαρκούς ψηφιακής ικανότητας για το προσωπικό του PES. Η πληροφορική δεν πρέπει να εκλαμβάνεται ως βάρος από το προσωπικό, επομένως η συνεχής κατάρτιση πρέπει να συμβαδίζει με τις επενδύσεις στον τομέα της πληροφορικής.
Δημιουργία εταιρικής σχέσης - ένα ανεκμετάλλευτο δυναμικό
Οι περισσότερες ΔΥΑ έχουν μακροχρόνιες συνεργασίες με διάφορους ενδιαφερόμενους φορείς της αγοράς εργασίας. Ωστόσο, ορισμένες δυνατότητες δεν φαίνεται να αξιοποιούνται επαρκώς. Υπάρχουν αρκετά, αλλά όχι πολλά, παραδείγματα όπου οι συνεργάτες συμμετέχουν ενεργά στη δημιουργία υπηρεσιών. Η έλλειψη ολοκληρωμένων στρατηγικών εταιρικής σχέσης αντικατοπτρίζει την ανεπαρκή εξέταση των δυνατοτήτων των εταιρικών σχέσεων.
Βελτίωση της διαχείρισης ποιότητας
Πολλά PES έχουν δημιουργήσει με επιτυχία λειτουργικό σύστημα διαχείρισης ποιότητας τα τελευταία χρόνια. Ωστόσο, υπάρχουν ακόμη μεγάλες δυνατότητες βελτίωσης. Για ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης ποιότητας είναι απαραίτητο να συνδεθεί η διαχείριση ποιότητας με όλες τις άλλες διαδικασίες διαχείρισης και να καταστεί μέρος της θεσμικής κουλτούρας. Αυτό περιλαμβάνει το να γίνει η διαχείριση της ποιότητας ένα ολοκληρωμένο μέρος όλων των υπηρεσιών, των διαδικασιών και των ALMPs και να διασφαλιστεί ότι όλο το προσωπικό γνωρίζει ότι η ποιότητα σημαίνει περισσότερα από την απλή αξιολόγηση της συμμόρφωσης.
Αυτά είναι με λίγα λόγια, τα πρώτα ευρήματα των 3rd Κύκλος Benchlearning. Είναι πολύ πιθανό οι επισκέψεις στον ιστότοπο να συνεχιστούν ως διαδικτυακές αξιολογήσεις για τους επόμενους μήνες. Μέχρι το τέλος του 2022 όλα τα μέλη του PES θα αξιολογηθούν και θα λάβουν συστάσεις. Ανυπομονούμε να σας ενημερώσουμε για περαιτέρω ευρήματα.
Αφήστε μια απάντηση