Die Pandemie hat die Arbeitsweise im SPE-Netzwerk beeinflusst. Während der Vorbereitung des dritten Benchlearning-Zyklus drängten uns Lockdowns, unsere Bewertungen auf Eis zu legen, aber nur für kurze Zeit…
Lieber Leser. Unser monatliches Arbeitsmarktbulletin zielt darauf ab, Arbeitsmarktinformationen basierend auf Analysen von EUROSTAT-relevanten Daten bereitzustellen. Aufgrund einer Änderung der Arbeitskräfteerhebung werden die Arbeitslosenquoten für die Jahre 2009 bis 2020 überarbeitet und im Frühjahr 2022 in der EUROSTAT-Datenbank verfügbar sein wir werden kein neues Arbeitsmarktbulletin herausgeben. Daher möchten wir Sie über die laufenden Aktivitäten von Benchlearning in Zeiten der COVID-19-Krise informieren.
Seit der formellen Umsetzung des SPE-Netzwerks im Jahr 2014 haben sich die SPE-Mitglieder einer kontinuierlichen Bewertung verpflichtet – Benchlearning. Benchlearning kombiniert qualitative und quantitative Bewertungen mit gegenseitigen Lernübungen, die darauf abzielen, die institutionelle Kapazität durch Transparenz, Bewusstsein und Bereitschaft, voneinander zu lernen, zu verbessern. Seit 2014 hat das Netzwerk zwei vollständige Zyklen von ÖAV-Bewertungen durchgeführt und Bereiche mit Verbesserungspotenzial durch ehrgeizige jährliche Arbeitsprogramme angegangen. Diese Bemühungen der SPE wurden weitgehend anerkannt, als die europäischen Mitgesetzgeber das SPE-Netzwerk um weitere sieben Jahre verlängerten. Hauptgrund für diese Erweiterung war eine von der Europäischen Kommission vorgelegte Evaluierung, die die Umsetzung von Benchlearning als erfolgreich und als Best-Practice-Beispiel für die institutionelle Zusammenarbeit bewertet.
Ermutigt durch die Erweiterung des Netzwerks begannen die Mitglieder mit der Planung für den dritten Bewertungszyklus. Seit 2014 fanden die Begutachtungen in Form von Ortsbesichtigungen statt. Eine geschulte Gruppe von Peer-SPE-Assessoren besucht eine ÖAV, um gemeinsam die ÖAV-Kapazität und die ÖAV-Leistung nach wichtigen operativen Bereichen wie strategisches Leistungsmanagement, Gestaltung betrieblicher Prozesse, nachhaltige Aktivierung und Bewältigung von Übergängen, Beziehungen zu Arbeitgebern, evidenzbasierte Gestaltung und Umsetzung von ÖAV-Dienstleistungen, Management von Partnerschaften und Interessengruppen, Zuweisung von ÖAV-Ressourcen und Änderungsmanagement. Im Bewertungsrahmen der ÖAV ist jedem dieser Bereiche ein eigener Abschnitt gewidmet. Jeder Abschnitt wiederum beinhaltet sogenannte PES Performance Enabler, dh organisatorische Modalitäten, Strukturen und Lösungen, die PES kurz- oder mittelfristig variieren können.
Als der dritte Besuchszyklus Anfang 2020 begann, haben die Nachrichten gerade eine Anhäufung eines neu identifizierten Virus auf der anderen Seite der Welt gemeldet. Auf den ersten Schock durch die Pandemie folgten Sofortmaßnahmen der SPE, die die institutionelle Widerstandsfähigkeit stark herausforderten. Während der erste Besuch des dritten Zyklus noch als physisches Treffen stattfinden konnte, zwangen die globalen Ereignisse das Netzwerk dazu, Benchlearning auf Eis zu legen.
Aus Sicht eines Netzwerks mussten zwei sofortige Entscheidungen getroffen werden. Soll das Benchlearning angesichts dieser unsicheren Perspektive weitergeführt werden und wenn ja, wie sollen die Bewertungen erfolgen? Zu beiden Fragen war schnell eine Entscheidung getroffen. Das Netzwerk beschloss, die Bewertungen fortzusetzen, jedoch in einem Online-Format. Darüber hinaus beschloss das Netzwerk, die Auswirkungen der Krise in den Benchlearning-Bewertungen widerzuspiegeln und die Leistung der ÖAV im Krisenmanagement zu untersuchen, um Belege dafür zu erhalten, dass ÖAV-Strategien organisatorische Lösungen zur Stärkung der Widerstandsfähigkeit der Organisationen beinhalten. Dem Benchlearning-Modell wurde ein neuer Abschnitt „Krisenmanagement“ hinzugefügt, um eine gemeinsame Sichtweise zu unterstützen, wie:
- ÖAV stärken ihre Fähigkeit, Krisensituationen zu antizipieren und darauf zu reagieren, dh entwickeln eine organisatorische Kompetenz, Risiken zu erkennen, zu bewerten und geeignete Strukturen und Mechanismen für eine angemessene Reaktion zu schaffen
- PES reagieren gezielt auf unvorhergesehene Ereignisse und
- Die Arbeitsverwaltungen ermöglichen ihren Mitarbeitern, in Krisensituationen angemessen zu handeln.
Um zu verstehen, wie und in welchem Umfang sich COVID-19 auf die Leistung der ÖAV in allen Bereichen des ÖAV-Betriebs ausgewirkt hat, wurde außerdem in allen Abschnitten für jeden Enabler eine spezifische Frage in die Bewertung aufgenommen. Die Fähigkeit, schwerwiegende Krisensituationen systematisch zu antizipieren, vorzubereiten und zu bewältigen, schöpft aus mehreren Ressourcen und Voraussetzungen, die in anderen Abschnitten des Benchlearning-Bewertungsmodells abgedeckt werden.
Der neue Abschnitt konzentriert sich insbesondere auf 3 Elemente.
- das Potenzial einer öffentlichen Arbeitsverwaltung, potenzielle Krisen zu erkennen, zu bewerten und darauf zu reagieren,
- seine Reaktion in einer konkreten Krisensituation und
- die erforderlichen Kompetenzen und die erforderliche Kultur.
Ausgestattet mit dieser angereicherten Benchlearning-Methodik startete das PES-Netzwerk das 3.rd Kreislauf. Zwei virtuelle ÖAV-Pilotbewertungen und die von allen beteiligten Seiten gesammelte 360-Grad-Ansicht – das Personal der gastgebenden ÖAV, die Bewerter repräsentierten Peer-PES, das Personal der GD EMP und der unterstützende Berater zeigten, dass das virtuelle Format gut funktioniert. Darüber hinaus erkannte das SPE-Netzwerk bestimmte offensichtliche Vorteile des virtuellen Formats an: eine Gelegenheit, mehr Peer-SPE-Vertreter in jeden virtuellen Besuch einzubeziehen, so dass mehr SPE aus den Erfahrungen ihrer Peers lernen und die lokalen SPE-Büros virtuell besuchen können, die weit entfernt von der Hauptverwaltung der Arbeitsverwaltung, die bei einem Vor-Ort-Besuch unmöglich wäre.
Aufgrund der Neuheit und der technischen Herausforderungen, die mit der praktischen Umsetzung der virtuellen Pilotenbewertungen verbunden sind, erfordert der Vorbereitungsprozess zwangsläufig einen erheblichen zusätzlichen kommunikativen und technischen Vorbereitungsprozess. Gleichzeitig bestätigt die Mehrheit der beteiligten Experten, dass sich die Vorbereitung der Begutachtungsteams durch zusätzliche vorbereitende virtuelle Treffen vor dem virtuellen Besuch ausgezahlt hat.
Was sind die ersten Benchlearning-Erkenntnisse von PES, die in einer globalen Pandemie tätig sind?
Jeder Benchlearning-Besuch, unabhängig davon, ob er physisch oder online durchgeführt wird, führt zu Empfehlungen für das bewertete ÖAV. Diese Empfehlungen stellen die wichtigsten Erkenntnisse der Gutachter dar und dienen als Grundlage für die bewerteten öffentlichen Arbeitsverwaltungen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial anzusprechen. Bisher fanden 7 Bewertungen innerhalb der 3 . stattrd Benchlearning-Zyklus, also ein guter Zeitpunkt, um eine Zwischenbilanz zu ziehen.
Neben den vielen Schattenseiten einer Krise ist einer der positiven Aspekte, dass eine Krise Lücken und Defizite einer Organisation unverblümt visualisiert. Dies bietet jedoch wiederum viele Möglichkeiten, solche Mängel effektiv zu beheben. Betrachtet man die verfügbaren Empfehlungen aus den ersten Bewertungen der 3rd Im Benchlearning-Zyklus wird deutlich, dass die bewerteten öffentlichen Arbeitsverwaltungen ähnliche Herausforderungen haben und die Krise ähnliche institutionelle Schwächen offenbart hat. Dies sind die wichtigsten Erkenntnisse:
Fehlen einer umfassenden Krisenmanagementstrategie
Eines der wichtigsten Ergebnisse der Bewertung war das Fehlen eines umfassenden Krisenmanagementsystems. Viele öffentliche Arbeitsverwaltungen verfügen über bestimmte Elemente des Risikomanagements. Die meisten davon fokussieren auf finanzielle Risiken, Betrug oder Aspekte des Datenschutzes und der Cybersicherheit. Wie im Benchlearning-Abschnitt „Krisenmanagement“ beschrieben, sollte der Fokus jedoch auf der Entwicklung einer resilienten Organisation liegen, indem eine umfassende und kohärente Strategie erarbeitet und umgesetzt, wirksame Strukturen zur Vermeidung potenzieller Schäden für die Organisation in verschiedenen Bereichen geschaffen und alternative Szenarien entwickelt werden für eine gegebene potenzielle Risiko- und Krisensituation. Es könnte argumentiert werden, dass das Fehlen eines kompressiven Krisenmanagementsystems verständlich ist, da es noch nie zuvor eine vergleichbare Krise wie die COVID-19-Pandemie gegeben hat. Aber zeichnet eine smarte Organisation nicht die Bereitschaft auf unerwartete Ereignisse aus? Die Pandemie hat nun gezeigt, dass umfassende Krisenmanagementsysteme für Unternehmen unerlässlich sind, um schnell auf anstehende Herausforderungen reagieren zu können. Dies gilt insbesondere in unserem sich schnell verändernden Arbeitsmarktumfeld.
Intelligenter Einsatz von Key Performance Enablers
Die Steuerung und Führung einer Organisation auf Basis von Key Performance Enablers (KPIs) ist in der jüngeren Vergangenheit für PES zur Routine geworden. Das Benchlearning deckt jedoch weiterhin Mängel der bestehenden Leistungsmanagementsysteme von PES auf. Gemeinsame Herausforderungen sind die Anzahl der vorhandenen Indikatoren, die Ziele der Indikatoren als solche und ob die öffentlichen Arbeitsverwaltungen selbst in der Lage sind, das Ergebnis eines Indikators zu beeinflussen.
Viele öffentliche Arbeitsverwaltungen verwenden weiterhin zu viele Indikatoren, von denen die meisten nicht ergebnis-/ergebnisorientiert, sondern eher Inputindikatoren sind. Es wird eine Handvoll ergebnisorientierter Indikatoren vorgeschlagen, die mit optionalen Indikatoren erweitert werden können. Es versteht sich von selbst, dass diese KPIs auf die Gesamtstrategie der Organisation abgestimmt sein sollten, die eine kontinuierliche Reflexion und Anpassung erfordert. Einige Arbeitsverwaltungen verwenden Indikatoren, auf die die Arbeitsverwaltungen keinen direkten und wesentlichen Einfluss haben. Selbst wenn die durch solche Indikatoren gesammelten Informationen wertvoll sind, sind diese Indikatoren daher weniger nützlich, um eine Organisation zu steuern.
Die digitale Herausforderung
Die Pandemie hat die Digitalisierung der ÖAV beschleunigt, jedoch haben nicht alle ÖAV die digitale Transformation gleich gut gemeistert. Insgesamt konnten sich die ÖAV, die bei der Digitalisierung ihrer Dienste bereits weit fortgeschritten waren, besser an das Krisenumfeld anpassen. Je mehr Dienste bereits digital verfügbar waren, desto besser war ein ÖAV in der Lage, die Leistungserbringung während der Pandemie aufrechtzuerhalten. Die Digitalisierung von ÖAV bezieht sich nicht nur auf Dienstleistungen für Kunden, sondern auch auf den Aufbau ausreichender digitaler Kapazitäten für ÖAV-Mitarbeiter. IT darf von den Mitarbeitern nicht als Belastung empfunden werden, daher müssen kontinuierliche Schulungen Hand in Hand mit IT-Investitionen gehen.
Partnerschaftsaufbau – ein ungenutztes Potenzial
Die meisten öffentlichen Arbeitsverwaltungen haben langjährige Partnerschaften mit verschiedenen Akteuren des Arbeitsmarktes aufgebaut. Gewisse Potenziale scheinen jedoch nicht ausreichend ausgeschöpft. Es gibt mehrere, jedoch nicht viele Beispiele, in denen Partner aktiv an der Erstellung von Diensten beteiligt sind. Das Fehlen umfassender Partnerschaftsstrategien spiegelt eine unzureichende Prüfung der Potenziale von Partnerschaften wider.
Verbesserung des Qualitätsmanagements
Viele ÖAV haben in den letzten Jahren erfolgreich ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem aufgebaut. Es besteht jedoch noch ein hohes Verbesserungspotential. Für ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem ist es unabdingbar, das Qualitätsmanagement mit allen anderen Managementprozessen zu verknüpfen und in die institutionelle Kultur zu integrieren. Dazu gehört, das Qualitätsmanagement zu einem integrierten Bestandteil aller Dienstleistungen, Prozesse und ALMPs zu machen und sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter bewusst sind, dass Qualität mehr bedeutet als nur die Beurteilung der Einhaltung.
Dies sind kurz gesagt die ersten Erkenntnisse der 3rd Benchlearning-Zyklus. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Besuche vor Ort in den kommenden Monaten als Online-Bewertungen fortgesetzt werden. Bis Ende 2022 werden alle SPE-Mitglieder bewertet und erhalten Empfehlungen. Wir freuen uns, Sie über weitere Erkenntnisse zu informieren.
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