Pandemie ovlivnila způsob práce v síti PES. Při přípravě třetího cyklu Benchlearningu nás blokády přiměly, abychom naše hodnocení odložili, ale jen na krátkou chvíli…
Vážení čtenáři. Náš měsíční bulletin o trhu práce se zaměřuje na poskytování informací o trhu práce na základě analýz relevantních údajů EUROSTATU. Vzhledem ke změně průzkumu pracovní síly budou míry nezaměstnanosti za roky 2009 až 2020 revidovány a budou k dispozici v databázi EUROSTATU na jaře 2022. Jelikož to vyžaduje, abychom počkali na zveřejnění údajů, neznamená to, že nebudeme vydávat nový bulletin o trhu práce. Rádi bychom vám proto poskytli aktuální informace o probíhajících aktivitách Benchlearningu v době krize COVID-19.
Jelikož byla síť veřejných služeb zaměstnanosti formálně zavedena v roce 2014, její členské organizace veřejných služeb zaměstnanosti se zavázaly k průběžnému hodnocení - Benchlearningu. Benchlearning kombinuje kvalitativní a kvantitativní hodnocení s cvičeními vzájemného učení, jejichž cílem je zlepšit institucionální kapacitu prostřednictvím transparentnosti, povědomí a ochoty učit se jeden od druhého. Od roku 2014 provádí síť dva úplné cykly hodnocení VSZ a řeší oblasti zlepšení prostřednictvím ambiciózních ročních pracovních programů. Toto úsilí VSZ bylo do značné míry uznáno, když evropští spoluzákonodárci prodloužili síť VSZ o dalších 7 let. Hlavním důvodem tohoto prodloužení bylo hodnocení předložené Evropskou komisí, které považovalo zavedení Benchlearningu za úspěšné a příklad osvědčené praxe pro institucionální spolupráci.
Členové povzbuzeni rozšířením sítě zahájili plánování třetího cyklu hodnocení. Od roku 2014 probíhala hodnocení jako návštěvy na místě. Vyškolená skupina peer hodnotitelů PES navštíví PES, aby společně posoudila kapacitu PES a výkonnost PES v hlavních operačních oblastech, jako je strategické řízení výkonnosti, návrh operačních procesů, udržitelná aktivace a řízení přechodů, vztahy se zaměstnavateli, návrh založený na důkazech a implementace Služby PES, řízení partnerství a zúčastněných stran, alokace zdrojů PES a řízení změn. V rámci hodnocení PES je každé z těchto oblastí věnován samostatný oddíl. Každá sekce zase obsahuje tzv. PES performance enablers, tj. organizační modality, struktury a řešení, které se PES mohou krátkodobě či střednědobě měnit.
Když počátkem roku 2020 začal třetí cyklus návštěv, zprávy právě oznámily shluk nově identifikovaného viru na druhém konci světa. Po prvním šoku z pandemie následovala mimořádná opatření přijatá PES, která vážně zpochybnila odolnost institucí. Zatímco první návštěva třetího cyklu mohla stále probíhat jako fyzické setkání, globální události donutily Síť odložit Benchlearning.
Z pohledu sítě bylo třeba přijmout dvě okamžitá rozhodnutí. Bude Benchlearning pokračovat s tak nejistou perspektivou, a pokud ano, jak by mělo probíhat hodnocení? Rozhodnutí pro obě tyto otázky bylo rychle přijato. Síť se rozhodla v hodnocení pokračovat, nicméně v online formátu. Síť se navíc rozhodla zrcadlit dopad krize v rámci hodnocení Benchlearning a prozkoumat výkonnost PES v krizovém řízení, aby získala důkaz, že strategie PES zahrnují organizační řešení směřující k posílení odolnosti organizací. Do modelu Benchlearning byla přidána nová sekce „krizového řízení“ zaměřená na podporu společného pohledu na to, jak:
- VSZ posilují jejich schopnost předvídat a reagovat na krizové situace, tj. Rozvíjet organizační kompetence pro identifikaci rizik, jejich hodnocení a vytváření vhodných struktur a mechanismů pro správnou reakci
- PES reagují specificky na nepředvídané události a
- VSZ umožňují svým zaměstnancům jednat přiměřeně v krizových situacích.
Abychom pochopili, jak a do jaké míry měl COVID-19 dopad na výkonnost veřejných služeb zaměstnanosti ve všech oblastech provozu veřejných služeb zaměstnanosti, byla do hodnocení přidána zvláštní otázka pro každý aktivátor ve všech sekcích. Schopnost systematicky předvídat, připravit se a zvládat závažné krizové situace čerpá z několika zdrojů a předpokladů, které jsou pokryty jinými částmi modelu hodnocení Benchlearning.
Nová sekce se zaměřuje zejména na 3 prvky.
- potenciál VSZ identifikovat, posuzovat a reagovat na potenciální krize,
- jeho reakce v konkrétní krizové situaci a
- potřebné kompetence a kulturu.
Síť PES, vybavená touto obohacenou metodikou benchmarningu, zahájila 3rd cyklus. Dvě pilotní virtuální hodnocení PES a 360stupňový pohled shromážděný od všech zúčastněných stran – zaměstnanci hostitelských PES, hodnotitelé zastoupení peer PES, zaměstnanci GŘ EMP a podpůrný konzultant ukázaly, že virtuální formát funguje dobře. Síť PES navíc uznala určité zjevné výhody virtuálního formátu: příležitost zapojit do každé virtuální návštěvy více zástupců peer PES, což umožňuje více PES učit se ze zkušeností svých vrstevníků a virtuálně navštívit ty místní kanceláře PES, které se nacházejí daleko od vedoucí kanceláře PES, což by v případě návštěvy na místě nebylo možné.
Nevyhnutelně kvůli novosti a technickým výzvám spojeným s praktickou implementací virtuálních pilotních hodnocení proces přípravy vyžaduje značné množství další komunikační a technické přípravy. Většina zúčastněných odborníků zároveň potvrzuje, že příprava hodnotících týmů prostřednictvím dalších přípravných virtuálních schůzek před virtuální návštěvou se ukázala jako vyplatená.
Jaká jsou první zjištění Benchlearningu od PES působících v globální pandemii?
Každá návštěva Benchlearningu, bez ohledu na to, zda byla provedena fyzicky nebo online, vytváří doporučení pro hodnocené PES. Tato doporučení představují hlavní zjištění hodnotitelů a slouží jako základ pro hodnocené VSZ k řešení oblastí ke zlepšení. Dosud proběhlo 7 hodnocení v rámci 3rd cyklu Benchlearningu, což je dobrý časový okamžik pro vytvoření dočasné rovnováhy.
Kromě mnoha stinných stránek krize je jedním z pozitivních aspektů to, že krize tupě vizualizuje mezery a nedostatky organizace. To však zase nabízí mnoho příležitostí, jak takové nedostatky účinně řešit. Při pohledu na dostupná doporučení z prvních hodnocení 3rd V rámci srovnávacího cyklu je zřejmé, že hodnocené veřejné služby zaměstnanosti sdílejí podobné výzvy a že krize odhalila podobné institucionální nedostatky. Toto jsou hlavní zjištění:
Nedostatek komplexní strategie krizového řízení
Jedním z hlavních výsledků hodnocení byl nedostatek komplexního systému krizového řízení. Mnoho VSZ má zavedeny určité prvky řízení rizik. Většina z nich se zaměřuje na finanční rizika, podvody nebo aspekty ochrany údajů a kybernetické bezpečnosti. Jak je však popsáno v části „Krizové řízení“ Benchlearning, důraz by měl být kladen na rozvoj odolné organizace vypracováním a implementací komplexní a soudržné strategie, vytvořením účinných struktur pro předcházení potenciálním škodám pro organizaci v různých oblastech a vývojem alternativních scénářů pro dané potenciální riziko a krizovou situaci. Dalo by se namítnout, že nedostatek kompresního systému krizového řízení je pochopitelný, protože srovnatelná krize, jako je pandemie COVID-19, nikdy předtím nebyla. Nevyznačuje se však chytrá organizace připravenost na neočekávané události? Pandemie nyní odhalila, že komplexní systémy krizového řízení jsou nezbytné pro to, aby organizace mohly rychle reagovat na nadcházející výzvy. To platí zejména v našem rychle se měnícím prostředí trhu práce.
Chytré využití klíčových aktivátorů výkonu
Řízení a správa organizace na základě klíčových aktivátorů výkonu (KPI) se v nedávné minulosti stalo rutinou pro PES. Benchlearning však nadále odhaluje nedostatky zavedených systémů řízení výkonu PES. Společnými výzvami je množství zavedených indikátorů, cíle indikátorů jako takových a to, zda jsou samotné VSZ schopny ovlivnit výsledek indikátoru.
Mnoho veřejných služeb zaměstnanosti nadále používá příliš mnoho ukazatelů, z nichž většina není orientována na výsledky/výsledky, ale spíše na vstupní ukazatele. Navrhuje se několik ukazatelů orientovaných na výsledek, které lze rozšířit o nepovinné ukazatele. Není třeba říkat, že tyto KPI by měly být v souladu s celkovou strategií organizace, která vyžaduje neustálou reflexi a přizpůsobování. Některé VSZ používají ukazatele, na které VSZ nemají přímý a podstatný vliv. I když jsou informace shromážděné prostřednictvím takových indikátorů cenné, takové indikátory jsou pro řízení organizace méně užitečné.
Digitální výzva
Pandemie urychlila digitalizaci VSZ, ale ne všechny VSZ zvládly digitální transformaci stejně dobře. Celkově se VSZ, které již byly v digitalizaci svých služeb pokročilé, dokázaly lépe přizpůsobit krizovému prostředí. Čím více služeb již bylo dostupných v digitální podobě, tím lépe byl PES schopen udržet poskytování služeb během pandemie. Digitalizace PES se netýká pouze služeb zákazníkům, ale také budování dostatečné digitální kapacity pro zaměstnance PES. IT nesmí být zaměstnanci vnímáno jako zátěž, a proto je nutné s investicemi do IT jít ruku v ruce neustálé vzdělávání.
Budování partnerství – nevyužitý potenciál
Většina veřejných služeb zaměstnanosti má dlouhodobá partnerství s různými účastníky trhu práce. Zdá se však, že některé potenciály nejsou dostatečně využity. Existuje několik, i když ne mnoho, příkladů, kdy se partneři aktivně podílejí na vytváření služeb. Nedostatek komplexních strategií partnerství odráží nedostatečné prozkoumání potenciálu partnerství.
Zlepšení řízení kvality
Mnoho veřejných služeb zaměstnanosti v posledních letech úspěšně vybudovalo fungující systém řízení kvality. Stále však existuje velký potenciál pro zlepšení. Pro komplexní systém managementu kvality je nezbytné propojit management kvality se všemi ostatními procesy managementu a učinit jej součástí institucionální kultury. To zahrnuje, aby se management kvality stal nedílnou součástí všech služeb, procesů a ALMP a zajistil, aby si všichni zaměstnanci byli vědomi toho, že kvalita znamená více než pouhé posuzování shody.
Toto jsou ve zkratce první zjištění 3rd Benchlearningový cyklus. Je velmi pravděpodobné, že návštěvy stránek budou pokračovat jako online hodnocení v nadcházejících měsících. Do té doby do konce roku 2022 budou všichni členové VSZ posouzeni a obdrží doporučení. Těšíme se, až vás budeme informovat o dalších zjištěních.
Napsat komentář